Алиса, напиши объяснительную: за опоздание без оправданий
Алиса напиши объяснительную — частая просьба утром после опоздания. Как написать её спокойно и коротко: факт, причина, подтверждение. Настоящий пример из LibraChat.
Денис
Продакт LibraChat
7 мин чтения
Мою первую объяснительную начальник вернул со словами: «Денис, тут полстраницы, а я так и не понял, почему ты опоздал». Я написал про будильник, про пробки, про то, что «впредь буду внимательнее». Факт опоздания утонул в оправданиях. Многие утром после опоздания набирают «алиса напиши объяснительную» и надеются, что нейросеть найдёт правильные слова. Слова найти можно. Но сначала нужно понять, из чего состоит хорошая объяснительная. Дальше расскажу, как я ошибся, какие правила из этого вынес и что ответил LibraChat на мой запрос.
Как я написал плохую объяснительную
Было это лет пять назад. Опоздал я на 50 минут: на станции встали поезда. Пришёл, начальник попросил объяснительную. Я сел и начал писать так, как пишут школьники записку для учителя.
Сначала извинение. Потом подробная история: во сколько вышел, на какой станции стоял, сколько людей было на платформе. Потом обещание исправиться. Потом ещё одно извинение. В конце, на всякий случай, упоминание, что раньше я никогда не опаздывал.
Начальник прочитал. Вздохнул. И сказал фразу, которую я запомнил: «Объяснительная — это не просьба о прощении. Это документ. Мне нужен факт. Причина. И чем ты это подтвердишь».
Что я вынес: три правила объяснительной
Я переписал документ за пять минут. Сначала я вычеркнул все извинения, потом историю про платформу. Осталось три строки. С тех пор держусь трёх правил:
Факт без оценки. Дата, на сколько опоздал. Не «немного задержался», а «опоздал на 50 минут».
Что случилось, без истории про будильник и платформу.
Подтверждение, если оно есть. Скриншот, справка, письмо. Не обязательно прикладывать, достаточно сказать, что оно есть.
И одно правило «чего не писать». Обещания исправиться и извинения в объяснительной не нужны. Это не письмо начальнику, это документ, который может лечь в личное дело. Чем он короче и спокойнее, тем лучше выглядит работник.
Как я проверил правила на коллегах
Через год я сам стал руководителем небольшой команды и начал получать объяснительные. Почти все были похожи на мою первую: длинные, нервные, с обещаниями. Я попробовал дать одному сотруднику свои три правила на листочке. Следующая его объяснительная была из двух строк. Читать её было приятно, а главное, по ней было ясно, что произошло.
Тогда я понял ещё одну вещь. Длинная объяснительная пишется от страха. Человеку кажется, что чем больше он напишет, тем меньше его будут ругать. Работает наоборот: длинный текст выглядит как попытка что-то скрыть. Короткий выглядит как спокойное изложение факта.
Я сделал из трёх правил короткую памятку и повесил её в общий чат команды. Опозданий меньше не стало, поезда встают как вставали. Но разбирать их стало проще и быстрее, минут на 10 меньше на каждую историю.
Запрос «алиса напиши объяснительную» и что за ним стоит
Человек, который набирает этот запрос, обычно хочет одного: чтобы текст был готов через минуту и выглядел прилично. Алиса от Яндекса — одна из нейросетей, которую так просят. Я покажу, как ту же задачу решает LibraChat, нейросеть, в которой я работаю продактом.
Мои три правила легко превратить в запрос. Факт, причина, подтверждение, тон. Плюс одна техническая просьба про текст в чате:
Напиши текст объяснительной прямо здесь, в чате, без файла. На имя начальника отдела логистики, за опоздание на работу 14 октября на 40 минут. Причина: остановка поездов в метро на моей линии, есть скриншот уведомления из приложения метро. Тон спокойный, без оправданий, коротко. ФИО и должности оставь в квадратных скобках.
Зачем «прямо здесь, в чате, без файла». Когда в запросе назван документ, LibraChat может сразу прислать файл Word. Это удобно, если объяснительную нужно распечатать. Но мне хотелось сначала прочитать текст глазами, а уже потом решать, нужен ли файл.
Что пришло в ответ
Ответ уместился на один экран:
14 октября [год] я опоздал(а) на работу на 40 минут из-за остановки движения поездов на моей линии метро. Скриншот уведомления из приложения метро могу предоставить.
Вокруг этой главной фразы стояли шапка («Начальнику отдела логистики», ФИО, от кого с должностью), заголовок «Объяснительная», место для даты и подписи. В конце LibraChat попросил прислать недостающее: ФИО с должностью, а ещё год. Их он подставит в текст.
Сравни с тем, что когда-то написал я:
Что · Моя первая объяснительная · Текст из ответа
Длина — полстраницы — две фразы по существу
Факт — «немного задержался» — «опоздал(а) на 40 минут»
Причина — история про будильник и платформу — остановка поездов на моей линии
Подтверждение — не упомянуто — скриншот могу предоставить
Извинения — два раза — ни одного
Обрати внимание на формулировку про скриншот. Не «прилагаю», а «могу предоставить». Если скриншот ты не распечатал, документ всё равно честный. А если начальник попросит, ты его покажешь.
Ещё деталь. «Опоздал(а)» в ответе стоит в двух формах, потому что пол я в запросе не указал. Это одна из вещей, которые надо поправить руками. Мелочь, но начальник её заметит: документ с «(а)» выглядит как распечатанный шаблон, а не как твой текст.
Алиса, напиши объяснительную, а подпись поставлю я: что дописать
Готовый текст я никогда не отдаю как есть. Перед подписью проверяю четыре вещи:
ФИО и должность: свои, а также начальника, в правильном падеже;
год и дата составления, а не дата опоздания;
одна форма глагола вместо «опоздал(а)»;
если в компании принят свой образец, переношу текст в него.
Последний пункт важен. В некоторых компаниях у объяснительной есть свой бланк или обязательная фраза в шапке. Нейросеть их не знает. Проще переложить две фразы в принятый бланк, чем спорить с отделом кадров.
Если нужен файл для печати, достаточно написать в том же чате: «Оформи это в Word». Дальше правки в том же чате пойдут уже в файл, и его формат сохранится.
А если причина не уважительная?
Бывает и так. Не поезда встали, а ты проспал. Соблазн придумать причину понятен, но я его не советую. Выдуманную причину легко проверить, и тогда речь пойдёт уже не об опоздании.
Правила те же самые, только честнее. Факт: опоздал на 30 минут. Причина: проспал. Подтверждения нет, и не надо его изображать. Без драмы, без «по семейным обстоятельствам», если обстоятельств не было.
В запросе я бы так и написал: «причина — проспал, хочу написать честно и спокойно, без оправданий». Прямо попроси писать как есть, а потом проверь, что в тексте не появилось лишних причин и красивых оборотов вроде «по независящим от меня обстоятельствам». А спокойная честная фраза в объяснительной работает лучше, чем красивая выдуманная. Руководитель видел много объяснительных и отличает одну от другой.
Как теперь выглядит ответ на «алиса напиши объяснительную»
Я отношусь к таким документам иначе, чем пять лет назад. Объяснительная — это две фразы и подпись. Всё остальное работает против тебя. Если хочется извиниться, это можно сделать устно, при встрече. В документе это выглядит как признание вины, которой, возможно, и не было: поезда встали не из-за тебя.
Нейросеть здесь полезна не тем, что «пишет за тебя». Она убирает лишнее. Когда я в тревоге сажусь писать сам, текст разрастается. Когда даю нейросети три правила, текст получается таким, каким его ждёт начальник.
Чего LibraChat не знает: правил твоей компании и того, как к опозданиям относится твой руководитель. Отвечаешь за объяснительную ты, своей подписью.
Если объяснительная нужна не за опоздание, а за другое, например за пропуск дня или ошибку в работе, такие случаи разобраны в статье нейросеть для объяснительной.
Один шаг, если объяснительная нужна сегодня
Запиши три вещи: дату и на сколько опоздал, причину одной фразой, чем можешь подтвердить. Попробуй прямо сейчас: отправь запрос выше в чат LibraChat, подставив свою дату, свою причину и своё подтверждение. Ответ сверь со списком перед подписью.
Обычной объяснительной хватит бесплатного тарифа. Остальные возможности перечислены на странице тарифов LibraChat.
алиса напиши объяснительнуюобъяснительная за опозданиедокументы на работеделовое письмоработаофис
