«Алиса, нарисуй схему»: картинка для клиентов и развилки для команды
Алиса, схема процесса: два запроса к нейросети LibraChat — картинка из семи шагов для клиентов и текстовая схема с развилками и ответственными для команды.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Схему процесса нейросеть делает двумя способами, и они решают разные задачи. Попросите «нарисуй схему» — придёт картинка с шагами по порядку, её удобно повесить у стойки или отправить клиенту. Попросите «составь текстом схему с развилками» — придёт рабочий документ: что делать, если что-то пошло не так, и кто за это отвечает.
Запрос «алиса схема» обычно адресован голосовому помощнику Яндекса. Я отправляла те же просьбы в LibraChat, и примеры ниже оттуда; что ответила бы Алиса, не проверяла. Оба запроса написаны обычной речью, без особых команд. Процесс взяла простой и узнаваемый: заказ в маленькой мастерской по ремонту обуви.
Сначала выпишите шаги одной строкой
Прежде чем просить схему, назовите шаги сами. Если нужна схема не процесса, а устройства (отделы, связи, структура), вместо шагов перечислите блоки и кто с кем связан; такие случаи разобраны в статье о том, как сделать схему. Шаги называть стоит не потому, что нейросеть их не придумает. Придумает, но это будут шаги чужой мастерской, а не вашей.
Для мастерской я выписала семь: приём обуви, оценка, согласование цены с клиентом, ремонт, проверка качества, звонок клиенту, выдача. Это заняло одну строку. Порядок важен: в каком порядке назовёте, в таком и нарисуют.
Если у вас шагов больше десяти, разбейте процесс на два. Схема, которую нельзя прочитать за десять секунд, у стойки не работает.
И решите заранее, для кого схема. Клиенту нужно знать, что с его парой будет дальше и когда ему позвонят. Сотруднику нужно знать, что делать, когда клиент спорит или не приходит. Это две разные схемы, и просить их лучше двумя разными запросами. Одна картинка «для всех» обычно не годится никому.
Картинка: для клиента и для стены
Первый запрос был про картинку. Его можно взять целиком и заменить шаги на свои:
Нарисуй схему, как проходит заказ в маленькой мастерской по ремонту обуви: приём обуви, оценка, согласование цены с клиентом, ремонт, проверка качества, звонок клиенту, выдача. Подписи на русском, крупно, без лишних деталей.
Все семь шагов из запроса стоят в одну линию, подписи по-русски читаются без ошибок
Пришла картинка, и я разглядывала её как владелец, который решает, вешать или нет. Семь блоков в одну линию, между ними стрелки. В каждом блоке значок: ботинок на приёме, планшет с лупой на оценке, два человечка и знак рубля на согласовании цены, трубка на звонке. Сверху заголовок, повторяющий мою задачу.
Подписи совпадают с запросом слово в слово, опечаток нет. Так вышло в этот раз, а буквы на сгенерированных картинках иногда плывут, поэтому перед печатью я бы прочитала каждую подпись. Просьба «крупно» тоже сработала: шрифт виден с расстояния, а мелких деталей, которые отвлекали бы от шагов, на картинке нет.
Для стойки и для ответа клиенту она годится как есть.
Чего на ней нет, так это развилок. Картинка показывает путь, когда всё идёт гладко. А деньги в мастерской теряются как раз там, где не гладко: клиент не согласился с ценой, ремонт невозможен, обувь не забрали.
Но для клиента это скорее плюс. Ему не нужно видеть, что будет, если он не придёт за обувью. Ему нужно понять, что после приёма будет оценка и звонок, а не тишина на две недели. Схема на стене отвечает ровно на этот вопрос.
Одно замечание по смыслу. Проверка качества стоит после ремонта, а звонок клиенту после проверки. Так логичнее всего, но бывает, что проверку делают при клиенте, на выдаче. Если у вас так, поменяйте порядок в запросе, а не надейтесь, что нейросеть угадает.
Если картинка не подошла, правку можно написать прямо в том разговоре: «добавь название мастерской», «сделай вертикально». В LibraChat картинку по просьбе «нарисуй» присылают прямо в чат, и её можно скачать. Подставьте свои шаги в мой запрос и отправьте его в LibraChat. Для печати у стойки есть оговорка: бесплатный тариф даёт упрощённое качество и водяной знак, крупный формат это покажет.
Текстовая схема: для тех, кто работает по ней
Для сотрудников я попросила другое. Не рисовать, а составить текстом, с развилками и ответственными:
Составь текстом схему процесса заказа в мастерской по ремонту обуви: шаги по порядку со стрелками, развилки — клиент не согласен с ценой, ремонт невозможен, клиент не забрал обувь, — и кто отвечает за каждый шаг: приёмщик или мастер.
Ответ разложил процесс по ветвям, каждая строка начинается со стрелки и с того, кто действует. Основная линия начинается так:
Приёмщик: принимает пару, фиксирует дефект со слов клиента, выдаёт квитанцию-заявку
Мастер: осматривает обувь и оценивает, можно ли чинить и что именно делать
Приёмщик: озвучивает клиенту цену и срок
«Со слов клиента» — мой промах, а не ответа. В запросе про фото не было ни слова, и схема честно это записала. Споры о том, была ли царапина до ремонта, решаются фотографией при приёме, а не памятью приёмщика, и строку про фотофиксацию надо было добавить мне.
Дальше развилки. Вот как выглядит ветка со спорной ценой:
Приёмщик: предлагает урезанный объём или отказ от заказа
если согласен на другой объём — мастер пересчитывает, приёмщик фиксирует новую цену в квитанции
Здесь главное в ролях. Мастер считает, приёмщик разговаривает с клиентом и записывает. Это убирает вечный спор в маленькой мастерской, кто обещал клиенту скидку.
Если у вас нет отдельного приёмщика и всё делает один мастер, укажите это в запросе. Тогда схема станет короче, а развилки останутся. Для мастера-одиночки они даже важнее: спросить, как правильно, ему не у кого.
Ветку, о которой я не просила, нейросеть добавила сама. Клиент забрал обувь, а результат не тот:
если результат не тот — приёмщик фиксирует претензию и передаёт пару мастеру на доработку или письменный отказ с причиной
Для владельца это самая ценная строка схемы. Претензии бывают в любой мастерской, и лучше заранее знать, кто их принимает.
Про невостребованную обувь ответ осторожен:
дальнейшее (хранение, утилизация, передача) только по правилам, которые клиент принял при сдаче
Это правильная осторожность. Что делать с невостребованной вещью, частично задаёт закон о бытовых услугах, а ваши сроки должны стоять в квитанции, которую клиент подписал. Формулировку для квитанции я бы показала юристу. Конкретные дни, которые предложил ответ, я бы не брала на веру, а сверила со своими правилами.
Как проверить схему до того, как раздать её команде
Схему из чата я проверяю так же, как любой регламент:
проведите по ней один настоящий заказ от приёма до выдачи и посмотрите, где пришлось додумывать;
у каждой развилки должен быть один ответственный, а не «мастер или приёмщик»;
каждая ветка должна чем-то кончаться: выдачей, возвратом обуви или закрытой заявкой;
сроки и деньги (предоплата, хранение, доработка) сверьте со своими правилами и с требованиями закона, если речь о хранении чужих вещей;
на картинке прочитайте каждую подпись перед печатью;
формулировки читайте глазами приёмщика: в шаге, где мастер называет работы, ответ упоминает его внутренние расходы, а приёмщику для разговора с клиентом нужна только цена работ.
Если в схеме что-то не так, напишите правку в том же разговоре: «добавь шаг фотофиксации при приёме», «приёмщик не берёт предоплату».
Если из схемы вы хотите вырастить полноценный документ для сотрудников, пригодится разбор про нейросеть для регламента.
Один шаг на сегодня
Выпишите одной строкой шаги самого частого заказа в вашем деле и отправьте два запроса: «нарисуй схему» с этими шагами и «составь текстом схему с развилками и ответственными». Картинку повесьте для клиентов. А текст отдайте тому, кто стоит на приёме, и спросите, какой развилки в нём не хватает.
алиса схемабизнес и документысхема процессарегламент
