Как отказать в коммерческом предложении: 6 образцов
Как отказать в коммерческом предложении по сроку, объёму или предмету: шесть образцов ответа, честное отложенное обсуждение и проверка письма перед отправкой.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
8 мин чтения
«Вернёмся к вам позже» казалось мне мягче, чем «заказывать не будем». А менеджер прочитал это как задачу вернуться с новым расчётом. Прислал варианты дат, предложил созвон, уточнил состав группы. Всё логично: я сама оставила обсуждение открытым. Только обучение для команды уже решили провести своими силами.
Когда я стала разбираться, как отказать в коммерческом предложении, оказалось, что вежливость начинается с понятного решения. Человеку по другую сторону письма надо знать, готовить ли новый вариант, ждать определённого события или закрыть обсуждение. Ниже шесть ответов для разных ситуаций. Подставляй только ту причину, которая у тебя действительно есть.
Что я решаю раньше, чем начинаю писать письмо?
Мне прислали программу корпоративного обучения для большой группы. До нашего общего сбора оставалось 12 дней. Я посмотрела программу, поняла, что сейчас покупать её не будем, и написала дежурное «спасибо, вернёмся». На этом мой внутренний процесс закончился. У поставщика он продолжился.
Я проверила своё письмо через вопрос: какое действие я предлагаю человеку? Получалось, предлагаю ждать. Хотя ждала от него совсем другого: принять отказ и больше не пересчитывать программу. Сначала я выбрала один из трёх вариантов:
Решение принято. По этому предложению заказа не будет, новую версию готовить не нужно.
Не подошло конкретное условие. Хочу либо закончить обсуждение, либо получить пересчёт по указанному параметру.
Решение отложено. Есть реальное событие, после которого станет ясно, вернёмся ли мы к вопросу.
Во втором варианте особенно легко схитрить перед самой собой. Если я пишу «для нас дорого», поставщик может прочитать это как приглашение обсудить скидку. Возможно, такая скидка мне вообще не нужна. Тогда я называю принятое решение, а не открываю торг из вежливости.
Я не выдаю этот порядок за обязательную форму делового письма. Он помогает мне не создавать работу, которой я не собираюсь пользоваться. Здесь речь об ответе на полученное предложение до согласования заказа. Если вы обсуждаете уже оформленные обязательства, сначала нужно разобраться с самой договорённостью, а не выбирать красивую формулировку отказа.
Как отказать в коммерческом предложении, если не подходит срок?
Для ответа достаточно сопоставить две даты: когда результат нужен тебе и когда его предлагают. Не надо превращать это в отзыв о компании. Если поставщик честно назвал первый свободный день, фраза «вы срываете сроки» будет придуманным обвинением.
Вот мой первый образец — обсуждение заканчиваем, новый график не запрашиваем:
Здравствуйте, [имя]. Спасибо за программу обучения и расчёт. Нам нужно провести занятие до [нужная дата], а в предложении первый доступный день — [дата из предложения]. Для этой задачи такой срок не подходит, поэтому заказывать обучение по этому предложению не будем. Новый расчёт готовить не требуется. [Имя, должность].
Если готова рассмотреть более раннюю дату, это уже другое письмо: «Подскажите, есть ли свободный день до [дата]? Если нет, обсуждение этой задачи завершим». Не вставляй такую просьбу ради смягчения отказа. Человек может потратить время на поиск преподавателя, а ты всё равно не купишь.
Я стараюсь сохранить тему существующей переписки, чтобы адресат видел, на какую программу отвечаю. В новой цепочке указываю предмет: «Ответ на предложение об обучении [название команды или проекта]». Номер и дата предложения полезны, если поставщик присылал несколько вариантов. Дописывать лишние реквизиты только для солидности мне не хочется.
Как объяснить несовпадение объёма или предмета?
Несоответствие твоей задаче не делает предложение плохим. Для группы из тридцати участников программа может быть уместной, а для восьми избыточной. Я пишу о своей потребности, которую знаю, а не о чужом качестве, которое не проверяла.
Второй образец — объём не подходит, пересчёт не нужен:
[Имя], благодарю за предложение. В нём предусмотрено обучение группы от [число] участников, а у нас занятие планируется для [число] сотрудников. Покупать предложенный объём мы не будем. Формировать большую группу под эту программу не планируем, поэтому обсуждение по текущему запросу завершим. Спасибо за подготовленный расчёт. [Подпись].
Этот ответ не означает, что у поставщика нет малых групп. Он означает, что мы отказываемся от присланного варианта. Если нужен вариант на восемь человек, лучше прямо запросить его. Я не прячу такой запрос в отказе и не жду, что менеджер сам догадается.
Третий образец — отличается сам предмет:
Здравствуйте, [имя]. Получила программу по публичным выступлениям. Для нашей команды сейчас нужен практикум по письменным ответам клиентам. Предложенную программу заказывать не будем: она относится к другой задаче. Перерабатывать расчёт по публичным выступлениям не нужно. Благодарю за информацию. [Подпись].
Я бы не добавляла «ваша программа слишком поверхностная», если увидела только краткое описание. И не писала бы «у вас нет нужной компетенции»: это вывод, для которого у меня нет оснований. Различие предмета уже объясняет решение.
Что известно на самом деле · Что можно написать · Что я бы убрала
Предложили дату позже нужной — Не совпали даты занятия — Обвинение в несоблюдении сроков
Объём рассчитан на большую группу — Не заказываем предложенное количество — Вывод, что поставщик не работает с малыми группами
Программа о другой задаче — Сейчас нужен другой предмет обучения — Оценку квалификации преподавателей
Решили обучать своими силами — Закрываем этот запрос без внешнего заказа — Обещание вернуться за новой сметой
Работая с черновиком, я сперва выписываю такие факты отдельно. Приёмы проверки тона есть и в материале о деловой переписке с нейросетью. Но фактическую причину отказа всё равно выбираю я.
Чем окончательное решение отличается от отложенного обсуждения?
Четвёртый образец пригодился бы мне в той первой истории. Мы уже решили провести занятие сами. Значит, можно было ответить без приглашения к дальнейшей подготовке:
[Имя], спасибо за подготовленную программу. По этому запросу приняли решение провести обучение силами нашей команды. Внешний заказ оформлять не будем; дополнительные варианты программы и расчёта не понадобятся. Благодарю за время, которое вы уделили нашему запросу. [Подпись].
Здесь нет придуманной причины вроде замороженного бюджета. Я назвала то, что действительно решили. Если причина внутренняя и раскрывать её не хочется, можно короче: «По этому предложению заказа не будет. Новый расчёт нам не потребуется». Подробный отчёт о своей компании для обычного ответа не нужен.
Пятый образец подходит, когда обсуждение и правда отложено:
Здравствуйте, [имя]. Программу получили. План обучения обсудим внутри команды [реальная дата решения]. До этого момента заказывать занятие и запрашивать обновлённую смету не будем. Если по итогам обсуждения решим собирать группу, я направлю вам уточнённый запрос. Пока дополнительные материалы готовить не нужно. [Подпись].
Дату вставляй, только если она существует. «Когда-нибудь вернёмся» не становится точнее от слова «обязательно». Я могу отвечать за своё следующее действие, но не за то, что будущая потребность непременно появится.
Есть и промежуточная ошибка: написать дату внутреннего совещания так, будто обещаешь в этот день дать поставщику заказ. Поэтому я отделяю решение команды от запроса новой сметы. В образце прямо сказано, что нового запроса может и не быть.
Тёплую интонацию я сохраняю благодарностью за конкретную работу — программу или расчёт. Фразу «мы восхищены вашим предложением» оставляю только для случая, когда действительно могу её обосновать. Для корректного отказа восторг не требуется.
Как отказать в коммерческом предложении при повторном письме?
После моего расплывчатого ответа менеджер имел основания уточнять решение. Я собрала короткий ответ вместо попытки оправдаться. Не стала придумывать новую причину: иначе каждое письмо открывало бы отдельное обсуждение.
Шестой образец — уточнение уже принятого отказа:
[Имя], уточню наше решение по обучению: внешний заказ по этому запросу оформлять не будем. Моё прежнее «вернёмся позже» создало неверное ожидание. Обсуждение этой программы завершаем, новые расчёты не нужны. Спасибо за подготовку вариантов. [Подпись].
Мне такой ответ кажется уважительнее исчезновения после обещанного продолжения. При этом он не управляет чужой реакцией: поставщик может расстроиться или ещё что-то уточнить. Я могу сделать своё решение понятным и не добавлять выдуманных претензий. Этого уже достаточно для моего письма.
Что дать LibraChat для редактирования ответа?
Для регулярной деловой переписки условия продукта стоит заранее проверить на странице тарифов LibraChat. А редактирование отдельного отказа я бы начинала с короткого описания решения, без всей цепочки клиентских писем. Нужны предмет предложения, достоверная причина и желаемое продолжение разговора.
Перед отправкой я проверяю четыре вопроса:
Понятно ли, какое именно предложение я отклоняю?
Совпадает ли названная причина с моим настоящим решением?
Не прошу ли я пересчёт, которым не собираюсь пользоваться?
Не обещаю ли написать или купить то, чего сама ещё не решила?
Отредактируй мой ответ на коммерческое предложение. Мы решили [решение]. Подтверждённая причина: [причина или «не раскрываем внутреннюю причину»]. Дальше хотим [закончить обсуждение / запросить конкретный вариант / дождаться указанного события]. Сохрани уважительный тон. Не придумывай недостатки предложения и не обещай будущую покупку, созвон или новый запрос. Черновик: [текст].
После правки прочитай все глаголы о будущем: «вернёмся», «свяжемся», «рассмотрим», «закажем». У каждого должно быть основание.
В моём первом ответе лишним оказалось одно «вернёмся». Удали из своего черновика такое же обещание, если сейчас не можешь объяснить, когда и ради чего собираешься его выполнять.
