Как правильно написать «просим заключить договор»: полный текст письма с адресатом, предметом, приложениями и сроком ответа, чтобы согласование сдвинулось.
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
8 мин чтения
Фраза «просим заключить договор» занимала одну строку, а человек на другом конце переписки всё равно не понимал, что делать. Запросить проект? Отправить реквизиты? Сразу подписать вложение? Когда я разбираюсь, как правильно написать «просим заключить договор», сначала дописываю следующее действие адресата. Вежливость уже есть. Теперь письму нужен маршрут.
У меня такой маршрут появился в письме об обслуживании офисной кофемашины. Нужно было передать проект подрядчику, получить замечания и узнать, кто будет вести согласование. Если ограничиться просьбой заключить договор, эти три задачи остаются за кадром.
Ниже собираю письмо от первого черновика до отправки. Текст в квадратных скобках нужно заменить своими данными, а ненужные ветки удалить.
Утро: нахожу человека, которому предстоит ответить
На старте я записала в адресата просто название сервисной компании. Формально понятно, к кому обращаемся. Практически письмо могло оказаться у сотрудника, который принимает заявки на ремонт, но не занимается договорами.
Я собрала недостающие сведения: имя контактного лица, его роль и рабочий адрес. Если конкретного человека пока нет, в первом сообщении прошу передать письмо ответственному за договоры. Не делаю вид, что должность уже известна.
Затем отделяю цель от действия. Цель — договориться об обслуживании. Действие на этом этапе — рассмотреть проект и прислать замечания либо подтвердить готовность согласовать его в предложенной редакции.
О чём: обслуживание определённой кофемашины в нашем офисе.
Что направляю: проект и перечень предполагаемых работ.
Какой ответ нужен: замечания или подтверждение готовности продолжить согласование.
К какому сроку: конкретная дата ответа, а не дата начала обслуживания.
Если письмо разрастается ещё до появления этих пунктов, пригодится разбор делового письма с понятной просьбой. Я использую его как ориентир для основной мысли: адресат должен увидеть свою задачу, не расшифровывая историю наших внутренних обсуждений.
Тему письма тоже делаю предметной. «Заключение договора» подходит почти всему почтовому ящику. «Согласование договора на обслуживание кофемашины [модель]» помогает найти переписку позже. Номер проекта, если он уже есть, добавляю в тему без придуманных обозначений.
К этому моменту у меня ещё нет окончательного письма. Зато понятно, чего в нём не должно быть: случайной должности, неназванного вложения и просьбы «срочно принять меры».
До обеда: как правильно написать «просим заключить договор»
Я оставила исходную фразу. Исправлять её на длинное «настоящим выражаем намерение осуществить заключение» не понадобилось. После неё поставила предмет, затем объяснила состав вложений и ответное действие.
Вот полный заполняемый текст для стадии согласования проекта:
Кому: [ФИО и должность адресата], [организация подрядчика]
Тема: Согласование договора на обслуживание кофемашины [марка, модель]
[Имя Отчество], добрый день!
Просим заключить договор на плановое обслуживание кофемашины [марка, модель], расположенной по адресу [адрес офиса]. Предполагаемый период обслуживания: [даты или порядок определения периода].
Направляем проект договора и перечень работ для согласования. В перечне указаны оборудование, ожидаемый состав обслуживания и условия доступа в офис. Просим проверить, достаточно ли этих сведений для подготовки вашей редакции условий.
До [дата] просим сообщить, готовы ли вы продолжить согласование по приложенному проекту. Если нужны изменения, направьте замечания с указанием соответствующих пунктов. Также просим назвать контактное лицо для дальнейшей работы с документами.
Если договоры у вас оформляют по собственной форме, сообщите об этом и направьте её для рассмотрения.
Приложения:
1. Проект договора — [точное имя файла, версия и дата].
2. Перечень оборудования и предполагаемых работ — [точное имя файла].
3. Сведения о нашей организации для оформления документов — [точное имя файла].
На вопросы по оборудованию и доступу в офис ответит [ФИО, должность, рабочий контакт].
С уважением,
[ФИО отправителя]
[должность, организация]
[телефон или рабочая почта]
Если третьего приложения нет, я удаляю его из перечня. Если реквизиты уже передавали, указываю, какие именно сведения актуальны, вместо повторной рассылки разных карточек организации.
Дата в этом образце относится к ответу по проекту. Она не подменяет сроки самого обслуживания. Я проверила это отдельно: в черновике оба срока сначала стояли рядом, и было легко принять срок ответа за начало работ.
Письмо можно сократить. Но я бы не убирала точный предмет и описание ожидаемого ответа. Именно они отличают действующую просьбу от уведомления о том, что наша компания в принципе хочет иметь договор.
После обеда: сверяю письмо с проектом и вложениями
Следующий проход неприятнее редакторского. Нужно открыть приложения. Красивое сопроводительное письмо не спасёт, если внутри лежит прошлогодний проект с другим оборудованием.
Я проверила 3 приложения по перечню и сверила их назначение:
В письме обещано · Что должно находиться во вложении · Что проверяю
Проект договора — Текущая редакция проекта — Стороны, предмет и версия
Перечень работ — Состав предполагаемого обслуживания — То же оборудование и адрес
Сведения об организации — Актуальные данные отправителя — Совпадение наименования и реквизитов
Затем я прочитала письмо отдельно от проекта. Оно должно объяснять, зачем человеку открывать каждый файл. Фраза «документы во вложении» не позволяет заметить, что одного документа не хватает.
При небольшом объёме достаточно вычитать текст. Если собираешься разбирать в чате проект вместе с приложениями, сначала посмотри условия доступа и допустимые файлы. До загрузки проверь, принимает ли выбранный доступ комплект нужного объёма. Для проверки самой просьбы полный комплект с реквизитами обычно не нужен.
На этом же этапе я отделяю редакторскую проверку от правовой. Не делаю вывода «это точно не оферта» по заголовку письма или слову «проект». Важны содержание обращения, приложенные условия и обстоятельства переписки. Юридические последствия конкретного комплекта стоит проверить с юристом до отправки, особенно если в нём уже согласованы существенные условия.
В разъяснениях Верховного суда о заключении договоров рассматриваются разные способы достижения соглашения, включая обмен предложением и его принятием. Поэтому мне недостаточно назвать документ «просьбой», чтобы считать вопрос его правового значения решённым.
Я не добавляю в образец случайную защитную фразу и не обещаю, что она всё исправит. Юристу передаю письмо вместе с проектом. Иначе он увидит только половину сообщения, которое получит контрагент.
К вечеру: оставляю адресату выполнимый следующий шаг
Перед отправкой я попробовала прочесть письмо с позиции подрядчика. Мне известен только этот текст и вложения. Смогу ли я понять, кто ждёт ответ, что нужно проверить и каким сообщением можно завершить текущий этап?
Полезно представить два допустимых ответа. Первый: «Готовы продолжить согласование, ответственное лицо такое-то». Второй: «Предлагаем свою форму и замечания к перечню работ». Оба двигают переписку. Абстрактное «принято к сведению» пока не решает нашу задачу.
Для своего письма я выбрала 5 дней на ответ и поставила в текст соответствующую дату. Этот промежуток понадобился для обсуждения проекта у подрядчика. Я не называю его обязательным сроком для любого контрагента: если время ещё не обсуждали, стоит проверить, выполнима ли просьба.
Последний проход у меня занимает четыре отдельных действия:
Сверить адрес получателя, а не только его имя в обращении.
Открыть каждый приложенный файл и проверить версию внутри.
Найти дату ответа и убедиться, что она не выдаётся за срок начала работ.
Проверить подпись и контакт, по которому действительно смогут ответить.
Отдельно смотрю, не осталось ли внутри квадратных скобок. Пустое поле в рабочем образце полезно, а в отправленном письме превращается в вопрос, который получателю придётся задавать тебе.
Если от адресата нужна уже подпись, а не обсуждение, текст следует пересобрать под эту стадию. Назвать согласованную редакцию, способ обмена и контакт для оформления. Нельзя оставить просьбу о замечаниях и одновременно ожидать немедленного подписания без вопросов.
Проверь письмо подрядчику о согласовании договора. Найди места, где непонятны адресат, предмет, состав приложений или ожидаемый ответ. Не добавляй неизвестные реквизиты и сроки. Сначала перечисли вопросы к моему тексту, затем предложи правки формулировок. Правовую оценку комплекта документов не подменяй редактурой.
Ответ из чата я использую как повод перечитать письмо, а не как подтверждение его юридического статуса. Сведения о сторонах и вложениях сверяю по своим документам.
В итоге моя исходная фраза осталась на месте. Изменилось окружение: появился предмет, перечень приложений и запрос на определённый ответ. Письмо закончено, когда адресат может сделать следующий шаг без дополнительного вопроса «что вы от нас хотите?».
