Как сделать в таблице одинаковые ячейки: Word и Excel
Как сделать в таблице одинаковые ячейки в Word и Excel: распределить строки и столбцы, задать размеры и сохранить подписи. Разбираю сетку из восьми карточек.
Евгений
Дизайнер-партнёр LibraChat
8 мин чтения
Я уже выровнял восемь подписей для выставки, когда попросили добавить к одному названию два слова. Граница поползла вправо. Тогда вопрос, как сделать в таблице одинаковые ячейки, перестал решаться перетаскиванием мышью. Для Word нужны распределение строк и столбцов, для Excel — общие размеры выделенных строк и столбцов. А текст приходится проверять отдельно. Ниже показываю порядок для настольных версий под Windows: он помогает получить ровную сетку и не потерять длинную подпись.
Мне хотелось сразу брать ножницы и резать готовый лист. Но одинаковыми были только пустые клетки. После заполнения каждая начала жить по своим размерам, и я занялся границами раньше, чем договорился с макетом.
Как сделать в таблице одинаковые ячейки: сначала выбрать требование
У меня было четыре столбца и две строки. Нужно восемь одинаковых прямоугольных карточек. Квадраты никто не заказывал. Эта деталь сэкономила немало бессмысленных попыток сделать ширину равной высоте.
Для макета я выбрал ширину карточки 3 см и высоту 2 см. Получилась сетка шириной 12 см и высотой 4 см без учёта дополнительных промежутков между ячейками. Эти размеры задают нашу задачу, а не универсальный формат выставочной подписи.
Перед изменением я проверяю, одинаково ли мы понимаем слово «одинаковые»:
Что нужно получить · Что именно выравниваем · Что само по себе не поможет
Ровные прямоугольники — Ширину всех выбранных столбцов и высоту строк — Только выравнивание текста по центру
Квадратную сетку — Физическую ширину и высоту каждой клетки — Одинаковые числа в двух полях Excel
Текст без обрезания — Размеры вместе с переносами и полями — Жёсткая маленькая высота строки
Одинаковые напечатанные карточки — Геометрию сетки и параметры вывода — Похожий вид при разном масштабе окна
Ещё я смотрю на объединения. Широкая общая шапка над четырьмя столбцами не должна стать пятой карточкой. Для разбора ниже беру обычную прямоугольную сетку без объединённых ячеек. Если у таблицы сложная шапка, выделяй именно рабочую часть и отдельно проверь структуру после распределения.
Word: распределяю сетку, затем закрепляю ширину
В справке Microsoft для выравнивания размеров названы команды «Распределить столбцы» и «Распределить строки». Они находятся на контекстной вкладке таблицы, в группе размера ячейки. В разных выпусках вкладка может называться «Макет таблицы» или «Макет» в разделе работы с таблицами. Обычный макет страницы — другой раздел.
Мой порядок для уже вставленной таблицы такой:
Щёлкаю в таблице и выделяю нужную сетку целиком. Для всей таблицы удобно использовать маркер с четырьмя стрелками у её угла.
На вкладке таблицы выбираю «Распределить столбцы».
Там же выбираю «Распределить строки».
Если нужна определённая ширина, задаю её для выбранных столбцов в поле «Ширина».
В меню «Автоподбор» выбираю «Фиксированная ширина столбца», чтобы содержимое не растягивало столбцы автоматически.
Если пустая таблица из четырёх столбцов занимала 16 см, после распределения каждый столбец получит 4 см. Для моего макета нужны 3 см, поэтому я отдельно задаю этот размер. А команда фиксированной ширины не выбирает за меня три сантиметра: она сохраняет установленную ширину при работе с текстом.
У высоты есть дополнительная тонкость. В свойствах таблицы на вкладке строки можно указать высоту и выбрать её режим. Для карточек заданного размера я проверяю вариант «Точно». При режиме «Минимум» строка может вырасти, если содержимого окажется больше. Увеличение полезно для обычного документа, но нарушит одинаковую высоту моих печатных карточек.
Я попробовал сразу поставить маленькую точную высоту. Сетка получилась ровной. Последняя строка длинной подписи исчезла из видимой области. Поэтому точный размер принимаю только вместе с содержимым: у красивой рамки не должно быть спрятанной концовки.
Не нужно каждый раз вручную двигать соседнюю границу в обратную сторону. Если ширина снова меняется, сначала проверь автоподбор и выделение. Возможно, команда применена только к части таблицы. Попытка исправить всё мышью обычно затрудняет понимание, какие размеры уже заданы.
Как сделать в таблице Excel одинаковые ячейки
В Excel устройство другое. Ширина задаётся столбцу, высота — строке. У обычной необъединённой ячейки на их пересечении нельзя сделать собственную ширину, которая не затронет остальные ячейки этого столбца.
Поэтому я сначала выбираю место для сетки. Если в столбце A выше расположен длинный рабочий список, изменение ширины A повлияет и на него. Для печатного макета удобнее отдельный лист, где ширину не придётся согласовывать с посторонними данными.
Чтобы получить одинаковые прямоугольники, делаю так:
Выделяю заголовки нужных столбцов, например A:D.
На вкладке «Главная» открываю «Формат» и задаю одну «Ширину столбца» для выделения.
Выделяю номера нужных строк, например 1:2.
В том же меню задаю одну «Высоту строки».
Проверяю перенос текста и расположение подписей во всех восьми клетках.
Microsoft отдельно объясняет единицы этих параметров. В обычном режиме ширина столбца связана с количеством символов стандартного шрифта, высота строки задаётся в пунктах. Поэтому значения 20 и 20 не означают квадрат со стороной одной длины. Я не подбираю квадрат равенством цифр в полях.
Для одинаковых прямоугольников достаточно, чтобы выбранные столбцы имели общую ширину, а строки общую высоту. Если нужны именно сантиметры, на вкладке «Вид» переключись в «Разметку страницы». По инструкции Microsoft в этом режиме можно задавать размеры в дюймах, сантиметрах или миллиметрах.
Единицы линейки выбираются через «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → раздел «Экран» → «Единицы измерения линейки». После выбора сантиметров задавай ширину выделенных столбцов и высоту строк в режиме разметки. Для нашего макета нужны 3 см по ширине и 2 см по высоте. Если требуется квадрат, обе физические величины должны совпасть.
Я отдельно проверяю, что изменил размер, а не масштаб просмотра. Крупнее на экране не значит шире на бумаге. После возвращения в обычный режим единицы полей снова будут другими; сравнивать их цифры с сантиметрами из макета уже нельзя. Окончательный контроль остаётся в предварительном просмотре и на пробном листе.
Автоподбор по содержимому тоже может сделать столбцы разными: длинные подписи потребуют больше места. Это удобно для чтения обычной таблицы. В карточной сетке у меня другая цель, поэтому после редактуры снова проверяю выбранные размеры.
Длинная подпись не становится короче от ровных границ
После настройки сетки я вернулся к тем самым двум словам. Оказалось, что в подписи одновременно жили название работы, техника, год и небольшое объяснение замысла. Для маленькой карточки это разные уровни информации.
Я собрал обязательные элементы в одну группу: название, имя автора, техника и год. Пояснение вынес в соседний текст. Размер сетки сохранился, а сведения, по которым зритель узнает работу, остались на месте.
Если подписи готовишь с LibraChat, попробуй сократить именно их, сохранив обязательные поля. Мне для этого подходит такое поручение:
Готовлю восемь коротких выставочных подписей. В каждой сохрани название, имя автора, технику и год, если они есть в исходнике. Сократи поясняющую фразу, не добавляй сведений. Предложи компактный вариант и отдельно перечисли удалённые части. Тексты передам списком. Физическое размещение в карточках я проверю в макете.
Последняя фраза нужна по делу. Объём в строках зависит от шрифта, ширины и внутренних полей, поэтому обещание «ровно две строки» без макета было бы ненадёжным. Чат может помочь с редактурой; конкретный перенос всё равно виден в документе.
Перед ножницами я проверяю самый неудобный прямоугольник
Я проверил макет не по самой короткой подписи, а по длинной. При одинаковой геометрии именно она первой показывает, хватило ли места. Потом просмотрел карточки с короткими названиями: не выглядит ли их текст случайно прижатым к одной границе.
Перед печатью мне нужны четыре ответа:
Все выбранные столбцы имеют одинаковую ширину, строки — одинаковую высоту?
Полностью видны имя и последняя строка каждой подписи?
Внутренние поля не различаются после вставки текста?
В предварительном просмотре сохранены нужное размещение и масштаб печати?
Если требуется физический размер 3 на 2 см, я печатаю пробный лист и измеряю одну карточку линейкой. Масштабирование при печати способно изменить размер всей сетки. Это лучше обнаружить до вырезания восьми элементов.
Верни длинную подпись в свой макет и посмотри на неё после сохранения документа. Если она снова распирает столбец, проверь настройку ширины; если пропадает нижняя строка, проверь высоту и объём текста. А в чате можно разобрать конкретный фрагмент: передай подпись и назови сведения, которые обязаны остаться. Тогда ровная сетка будет содержать всё необходимое для зрителя.
