Как составить рабочий план счетов: подробный ответ и файл без 99-го счёта
Как составить рабочий план счетов: из типового вычеркнуть лишнее, дописать субсчета и проверить маршрут одной операции. Разбор ответа LibraChat и файла Excel.
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
8 мин чтения
Рабочий план счетов не пишут с чистого листа. Его вычёркивают из типового: оставляют счета, по которым у фирмы правда идут операции, и дописывают субсчета под её дела. Ты директор маленькой фирмы, учётную политику собираешь сам, бухгалтер посмотрит потом. Я проверила, как составить рабочий план счетов в такой ситуации с LibraChat.
Я не бухгалтер. Ответ я читаю так же, как любой рабочий текст: поймёт ли его тот, кто будет по нему работать, и где в нём дыра.
Я спросила о том же дважды, разными словами. Первый раз попросила ответ в чате, второй раз сразу файл Excel.
Задача: ООО на упрощёнке, ремонт квартир, пять человек
Ситуацию я взяла самую обычную. Небольшая фирма, услуги, своего склада нет, валюты нет. Вот первый запрос целиком:
Я открываю маленькое ООО на упрощёнке: ремонт квартир, пять сотрудников, без склада и валютных операций. Помоги составить рабочий план счетов для учётной политики: какие счета из типового плана нам нужны и какие субсчета стоит завести.
Если повторяешь его для своей фирмы, замени вид работ и штат. И допиши, чего у тебя нет. Именно строка «без склада и валютных операций» отсекает половину лишних счетов. Без неё ответ будет длиннее и бесполезнее.
Первый ответ начал с того, что не открывать
Начало ответа сразу называет, куда этот план потом кладут:
Ниже рабочий набор: его можно утвердить приложением к учётной политике.
И на что он опирается:
Опирается на план счетов по приказу Минфина от 31.10.2000 № 94н
Дальше шёл абзац, который я бы повесила над столом любого директора, впервые открывшего типовой план:
За ним стояла строка из двух десятков номеров, которые этой фирме не нужны. Потом таблица, где у каждого счёта своя графа: зачем он именно ремонтной фирме и какие у него субсчета. Перескажу её целиком, это и есть образец.
Имущество. 01 для инструмента, оборудования и машины, если они числятся основными средствами, с субсчетами 01.01 и 01.09. 02 для их амортизации. 08 для покупки основного средства до ввода в работу. 10 для материалов: 10.01 под смеси, кабель и краску, 10.03 под топливо, 10.09 под инвентарь, 10.10 и 10.11 под спецодежду на складе и в работе.
Затраты. 20 для прямых расходов на ремонт, одним счётом. 26 для офиса, аренды, связи, банка и зарплаты руководства.
Деньги. 50 для кассы, если она есть. 51 для расчётного счёта. 57 только при оплате картами.
Расчёты. 60 с поставщиками и субподрядом: 60.01 расчёты, 60.02 авансы выданные. 62 с заказчиками: 62.01 расчёты, 62.02 авансы полученные. 68 для налогов: 68.01 НДФЛ, 68.12 УСН, 68.90 ЕНС. 69 для взносов: 69.09 единый тариф, 69.11 травматизм. 70 для зарплаты, 71 для подотчёта, 73 для займов сотрудникам и удержаний, 75 для расчётов с учредителями, 76 для аренды, страховки и прочего.
Капитал и результат. 80 уставный капитал, 84 нераспределённая прибыль. 90 с субсчетами 90.01 выручка, 90.02 себестоимость, 90.09 результат от продаж. 91 с 91.01, 91.02 и 91.09 для прочих доходов и расходов. И 99, куда всё это сходится. За балансом 001 для арендованного имущества.
Мне понравилось другое место. Ответ советует не плодить субсчета там, где хватит разреза по объекту:
На 20 и 62 заведите субконто, а не новые субсчета:
Субконто здесь значит аналитику внутри счёта: договор, адрес квартиры, заказчик, статья затрат. Тогда себестоимость каждой квартиры собирается сама, без отдельного счёта на каждый заказ.
А потом фраза, ради которой я сохранила бы весь ответ. Она про забалансовый учёт инструмента, выданного бригаде:
Иначе через полгода не видно, у кого перфоратор.
Это не термин, а картинка, и директор её запомнит.
Ещё одно место стоит прочитать дважды. Новичок в учёте часто путает налог и бухгалтерию:
Бухучёт и налог по УСН живут отдельно.
И сразу пример на авансе:
Аванс заказчика — это кредит 62.02, в доход УСН он попадает при поступлении денег, а в выручку 90.01 — когда подписан акт.
Ответ вышел длинным. В учётную политику его целиком не вставишь. Что будет, если сразу попросить файл?
Файл пришёл, но тоньше текста
Второй запрос я написала заново, в новом чате, и добавила формат:
Составь рабочий план счетов для ООО на упрощённой системе, которое ремонтирует квартиры: пять сотрудников, материалы покупаем под каждый заказ, есть один расчётный счёт и подотчётные суммы. Выгрузи в Excel: номер счёта, субсчёт, название и для каких операций используем.
Файл пришёл. Четыре колонки, как я просила, шестнадцать строк. Читается быстро. В этом и ловушка.
Первая строка: «1, Основные средства». Ноль потерялся, и счёт 01 стал единицей. Мелочь, пока файл не начнут сортировать или сверять с программой учёта.
Дальше хуже. Субсчёт есть только у материалов: 10.01. Нет 02 и нет 26. Без 26 все затраты пойдут на 20. Маленькой фирме так можно, первый ответ даже упоминал такой свёрнутый вариант, но решать это надо сознательно, а не потому, что строка выпала. И нет 99. Вот это уже ошибка, а не стиль: счета 90 и 91 в конце месяца закрываются на 99, и без него финансовый результат не собрать.
В текстовом ответе на тот же вопрос всё это было. Получается, файл хорош как заготовка таблицы. План он не заменяет.
Признаю, мой второй запрос был беднее первого. Я перечислила, что у фирмы есть, но не попросила субсчета и не сказала про учётную политику. Только не думаю, что дело в одной формулировке: девяносто девятый счёт нужен любой фирме, о нём не надо просить.
Как тогда собрать план, которому можно верить?
Что я доделала бы руками
Основой я бы взяла текстовый ответ, а не файл. Файл пригодится как сетка: колонки уже есть, осталось перенести строки. Красивая таблица с дырой опаснее некрасивого текста без дыр.
Субсчета к 60 и 62 я бы перенесла из текста: расчёты отдельно, авансы отдельно. Для ремонтной фирмы, которая берёт предоплату с каждого заказчика, это не педантизм. Без такого разреза не видно, сколько денег уже получено за работу, которой ещё нет. А это первый вопрос, который задаст директор.
Номера счетов в Excel я бы сделала текстом, иначе 01 снова превратится в единицу. Это делается форматом ячейки ещё до ввода номеров. Как сразу получать от нейросети аккуратные таблицы, есть отдельный разбор: собрать таблицу с нейросетью.
А дальше проверка, которую я бы делала с любым планом. Провести по нему одну операцию от начала до конца. Заказчик платит аванс: деньги приходят на 51, аванс ложится на 62.02. Подписан акт: долг заказчика встаёт на 62.01, выручка на 90.01, и аванс зачитывается с 62.02 на 62.01. Себестоимость приходит на 90.02 с 20. Налог по УСН начисляется на 68. Итог месяца уходит на 99. Если на каком-то шаге записать некуда, счёта в плане не хватает. Файл из второго ответа споткнулся бы дважды: на авансе, потому что у 62 нет субсчетов, и на последнем шаге.
Налоговые места я бы отдала бухгалтеру. В первом ответе есть пороги по НДС и ссылки на нормы. Звучит уверенно, но нормы меняются, и сверять их должен человек, который отвечает за учёт. LibraChat тут помогает собрать черновик и объяснить логику, подпись под учётной политикой всё равно ставит директор. Где ещё нейросеть разгружает учёт, а где ей нельзя доверять, разобрано в обзоре нейросети для бухгалтера.
И последнее: пункт для самой учётной политики. Его первый ответ тоже предложил, вот кусок оттуда:
рабочий план счетов — приложение; неиспользуемые счета типового плана не применяются
Одна строка, а снимает вопрос, почему в плане нет половины счетов из приказа.
Что я теперь спрашиваю первым
Почему файл вышел тоньше текста? Думаю, потому что я попросила форму раньше, чем содержание. Таблица с четырьмя колонками честно заполнилась, а думать над составом плана ей было не обязательно.
Второго захода в том же чате у меня не было, поэтому скажу, как сделала бы. Сначала попросила бы состав плана с объяснением, а файл уже потом, не открывая новый чат: внутри одного чата LibraChat учитывает сказанное раньше. И сверила бы присланный файл с текстом тем самым маршрутом аванса. Возьми первый запрос из этой истории, замени ремонт квартир и штат на свои и отправь его в LibraChat. Файл Excel придёт, если назвать формат.
А теперь открой свой рабочий план, если он уже есть. Пройдёт ли по нему один аванс от поступления денег до 99-го счёта, или застрянет на полпути?
как составить рабочий план счетовработа и карьерабухгалтерияучётная политика
