Нейросеть решит таблицу: пустые клетки, итог и ловушка процента
Как дать нейросети таблицу с пустыми клетками и решить её: готовый запрос, расчёт по строкам, проверка итога и ловушка общего процента выполнения плана.
О
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Общий процент выполнения плана легко посчитать неверно: сложить проценты менеджеров и разделить на их число. Чтобы нейросеть решила таблицу без такой ошибки, ей нужно увидеть таблицу целиком: названия столбцов, заполненные и пустые клетки, правило, которое их связывает.
В моей проверке нейросеть заполнила три пустые клетки, посчитала итоговую строку и дала общий процент 95,2, а не 96. От вас остаётся проверка: две строки и итог.
Что написать в запросе, чтобы нейросеть решила таблицу
Нейросеть не знает, что вы имели в виду. Она видит только написанное, поэтому таблица в запросе должна читаться без ваших пояснений. Для этого нужны четыре вещи:
названия столбцов в том порядке, в каком они стоят у вас;
каждая строка целиком, а пустая клетка названа словом «пусто», а не пропущена;
правило, если оно не очевидно: процент выполнения равен факту, делённому на план, сумма равна количеству, умноженному на цену;
что посчитать сверх строк (итог, среднее, отклонение) и просьба показать расчёт по каждой строке.
Последний пункт я считаю обязательным. Расчёт по строкам превращает ответ из готовой цифры, которой остаётся только поверить, в работу, которую можно проверить глазами.
Таблицу не обязательно перепечатывать: LibraChat примет её файлом Excel или PDF, скриншотом или фотографией. Одна оговорка: в приложении на телефоне таблицы в списке документов могут не показаться, тогда откройте LibraChat в браузере.
С фотографией бумажного отчёта я бы шла в два шага. Сначала попросите переписать таблицу текстом и сверьте цифры с бумагой, потом просите расчёт. Иначе проверка по строкам аккуратно пересчитает уже неверно прочитанное число.
На сканированный PDF я бы не рассчитывала. Таблицу из скана надёжнее перепечатать: вы сами пройдёте глазами по каждой цифре и заодно заметите, где клетка пустая, а где в ней стоит ноль.
Готовый запрос: план, факт и три пустые клетки
Для проверки я взяла таблицу выполнения плана за месяц. В ней три менеджера, и у каждого пустует своя клетка: у первого процент, у второго факт, у третьего план. Задача удобная. Каждая пустая клетка считается по-своему, и сразу видно, понимает ли нейросеть правило.
Реши таблицу продаж за сентябрь: менеджер, план, факт, процент выполнения. Менеджер А: план 400 000, факт 352 000, процент пусто. Менеджер Б: план 300 000, факт пусто, процент 110. Менеджер В: план пусто, факт 270 000, процент 90. Заполни пустые клетки, посчитай общий план, общий факт и общий процент выполнения, покажи расчёт по каждой строке.
Замените менеджеров, суммы и месяц на свои. Если строк больше, перечислите их все в одном порядке: план, факт, процент. Слово «пусто» оставьте, оно показывает, что клетка есть и её нужно найти. Отправить свою таблицу в LibraChat можно обычным сообщением, без особых формулировок.
Ответ пришёл таблицей, а под ней расчёт по строкам. Все три пустые клетки заполнены верно:
Самая коварная тут третья строка. План получают делением факта на процент, а не умножением. Перепутайте действие, и план выйдет 243 000 вместо 300 000, после чего поедет и итог.
Итог таблицы проверяйте отдельно от строк
Строки сошлись, теперь итоговая строка. Здесь я ждала ошибки, ради неё таблица и составлялась. Общий процент нейросеть посчитала так:
Это верно. А теперь посчитайте так, как общий процент нередко считают руками: 88, 110 и 90 сложить и разделить на три. Выйдет 96. Разница меньше процента, но она не случайная.
Средний процент даёт всем менеджерам одинаковый вес, хотя планы у них разные. Тот, у кого план меньше, а перевыполнение больше, тянет такую среднюю вверх. В маленькой таблице это меньше одного пункта, а в отчёте по двадцати точкам с разными планами средняя может показать выполнение там, где его нет.
Правило, которое стоит сохранить: общий процент считают от сумм, а не от процентов. Общий факт делят на общий план. С наценкой по всему ассортименту и с долей возвратов поступают так же.
Чтобы проверить ответ, не пересчитывая каждую клетку, мне хватает четырёх действий:
пересчитать строку, где пустым был результат, то есть процент;
пересчитать строку, где пустым было исходное число: план или факт;
сложить столбец факта прикидкой в тысячах: 352, 330 и 270 дают около 950;
разделить прикидку факта на общий план: 950 из 1 000 дают около 95 процентов; если в ответе 96, нейросеть усреднила проценты.
Если хоть одна проверка не сошлась, не исправляйте клетку молча. Спросите нейросеть, откуда взялась цифра. Расчёт по строкам у вас уже есть, и место расхождения найдётся одним вопросом.
Решить таблицу нейросеть может и наоборот: найти ошибку
Вторая задача из той же семьи. Таблица уже заполнена, но итог вызывает сомнение. Я отправила заказ канцтоваров, в котором одна сумма посчитана неверно:
Проверь таблицу заказа канцтоваров и найди ошибки: бумага А4 — 10 пачек по 450 рублей, сумма 4500; картриджи — 3 штуки по 2900 рублей, сумма 8700; ручки — 50 штук по 35 рублей, сумма 1650; итого 14 850 рублей. Покажи, где ошибка, и дай правильные суммы и итог.
Ответ пришёл короткий и точный:
Ошибка в расчёте ручек: 50 × 35 = 1750, а не 1650.
Итог: 4500 + 8700 + 1750 = 14950 рублей.
Такой ответ я бы переслала поставщику как есть: строка с ошибкой, верное произведение, новый итог. Теперь посмотрите, почему глазами её легко пропустить. Старый итог в 14 850 рублей посчитан правильно, просто от неверной строки. Складываете три суммы, итог сходится, и кажется, что таблица в порядке.
Сходящийся итог проверяет только сложение. Умножение в каждой строке он не проверяет. Поэтому в запросе на проверку я прошу две вещи: найти ошибки и дать правильные суммы. Вторая часть просит пересчитать каждую строку заново, а не только сверить итог со столбцом.
Со счетами от поставщиков такая проверка окупается быстрее всего. Ошибка в строке бывает в обе стороны: переплату возвращают письмами, а недоплату поставщик выставит отдельным счётом.
Как решённая таблица попадает в Excel
Таблицу LibraChat показывает прямо в ответе. Перенести её в свой лист можно без перепечатки: для этого в браузере предусмотрены кнопки «Копировать для Excel» и «Скачать .csv». Файл вместо таблицы на экране получается, когда формат назван словами: «выгрузи в Excel». Просьба просто сделать таблицу без слов «Excel» или «файл» даёт таблицу в ответе, а не файл.
Перед переносом подумайте, будет ли таблица жить дальше. Числа, которые посчитала нейросеть, в Excel останутся просто числами: поменяете план, и процент сам не пересчитается. Для живой таблицы просите формулы вместо готовых чисел, как в статье про таблицу из заметок в Excel. А если формула в вашем листе вдруг считает не то, сверьтесь с разбором пяти ошибок формул Excel.
Сотрите в своей таблице две клетки
Проверьте нейросеть на таблице, где ответ вам уже известен. Возьмите отчёт, который сдаёте каждый месяц: выполнение плана, бюджет по статьям, остатки на складе. Сотрите в нём две клетки и итоговую строку, отправьте с просьбой заполнить пустое и показать расчёт по строкам. Если выбираете, где решать такие таблицы постоянно, добавьте к этому два проверочных запроса на своих цифрах.
Сравните ответ со своим оригиналом. Если клетки совпали, а общий процент у вас раньше выходил средним из процентов, ошибку вы нашли не у нейросети, а в собственном отчёте.
нейросеть решить таблицубизнес и документытаблицыexcel
