Нейросеть делает схему процесса: почему список шагов надёжнее рисунка
Как получить у нейросети схему процесса: запрос, который даёт шаги и развилки списком, проверка стрелок и два способа превратить список в рисунок.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Схему из рамок и стрелок легко принять за готовую. Она аккуратная, в ней есть развилки, и кажется, что процесс понят. В моей первой попытке нейросеть нарисовала схему заказа символами, и одна стрелка в ней вела от повторного звонка сразу к оплате, мимо счёта.
Сотрудник, который учится по такой схеме, будет ждать денег от клиента, которому счёт так и не выставили. Поэтому теперь я прошу у нейросети не рисунок, а список шагов, где у каждой развилки сказано, куда возвращаемся. Рисую уже потом, когда стрелки проверены.
Первая схема от нейросети выглядела готовой
Задача была обычная: показать новому менеджеру, как в небольшом интернет-магазине проходит заказ. Запрос я написала так, как описала бы процесс на словах:
Составь схему, как у нас в небольшом интернет-магазине проходит заказ, чтобы показать её новому менеджеру. Сейчас так: заявка приходит с сайта, менеджер звонит клиенту, если дозвонился, выставляет счёт, после оплаты склад собирает заказ, курьер везёт. Если клиент не отвечает, звоним ещё раз на следующий день. Если товара нет, предлагаем замену. Опиши схему блоками и стрелками, с развилками.
Пришла схема из символов: рамки, стрелки вниз, две ветки после звонка. На первый взгляд всё на месте. Под ней пояснение, и в нём основной путь:
Основной путь — сверху вниз: заявка → звонок → счёт → оплата → проверка наличия → сборка → доставка.
Проверка наличия здесь стоит после оплаты. Звучит мелко. Но для магазина это значит, что клиент сначала платит, а потом узнаёт, что товара нет. Дальше возврат денег, лишний звонок и клиент, который во второй раз уже не закажет.
В самой схеме нашлись ещё две вещи. Ветка «Не отвечает» после повторного звонка уходила прямо к вопросу «Клиент оплатил?». А блок «Товара нет» висел внизу отдельно, без стрелки от проверки наличия. И в пояснение зачем-то попала сегодняшняя дата:
Развилка «Не отвечает» — автоматический повторный звонок на следующий день (14 октября 2026 — сегодня, поэтому завтра = 15 октября).
Слова «автоматический» в моём описании не было. Там звонит менеджер, сам.
Чего не хватило в запросе
Половина ошибок на моей совести. Я не сказала, когда мы проверяем наличие, и нейросеть поставила проверку туда, где она в моём тексте упоминалась, то есть ближе к концу. Я не сказала, куда возвращается каждая ветка. И я попросила схему «блоками и стрелками», то есть рисунок из символов, а такой рисунок трудно проверить глазами и нельзя перенести в документ без перерисовки.
Отсюда правило: развилки описываю сама, словами «если… то», и для каждой называю шаг, куда возвращаемся. Например, так: клиент не ответил, звоним снова на следующий день и возвращаемся к звонку. Одна такая фраза на развилку. Формат прошу списком. Список читается сверху вниз, его легко сверить с жизнью, и из него потом можно нарисовать что угодно.
Второй запрос я переписала целиком. Проверку наличия перенесла в звонок, до счёта:
Опиши как схему для нового менеджера, как проходит заказ в нашем небольшом интернет-магазине. Заявка приходит с сайта, менеджер звонит клиенту и проверяет наличие. Товара нет: предлагаем замену или отменяем заказ. Клиент не ответил: звоним снова на следующий день. Дальше счёт, после оплаты склад собирает, курьер везёт. Дай нумерованный список шагов: кто делает и куда ведёт стрелка, у каждой развилки — куда возвращаемся.
Магазин замените на свой процесс: приём заявки в сервисе, запись клиента, выход нового сотрудника. Оставьте три вещи: кто делает шаг, что бывает на развилке и куда после неё возвращаемся. Описать свой процесс в LibraChat можно обычным сообщением, без шаблонов.
Список шагов проверяется быстрее рисунка
Ответ пришёл списком из восьми шагов. Петля с недозвоном теперь замкнута правильно:
Менеджер звонит клиенту для подтверждения и проверки наличия → если клиент не ответил, стрелка возвращается к шагу 2 на следующий день.
С заменой товара вышло даже лучше, чем я просила. Я написала только «предлагаем замену», а ответ вернул согласованную замену на проверку наличия:
Замена согласована → стрелка возвращается к шагу 3 (повторная проверка наличия замены).
Клиент отказался от замены → заказ отменяется (конец процесса).
Это разумно: замену тоже может разобрать последний покупатель. Такую ветку я бы оставила в схеме как есть.
Две вещи я бы поправила перед тем, как отдавать список сотруднику. Первая: в шаге 1 появилось «менеджер получает уведомление и открывает карточку заказа». Уведомлений и карточек в моём описании не было. Если у вас заявки приходят на почту, вычеркните. Вторая: шаги 4 и 5 стоят подряд, хотя это два выхода из одной развилки, «товар есть» и «товара нет». В рисунке их нужно ставить рядом, а не друг под другом.
И ещё мелочь. Наличие проверяется дважды: в шаге 2 при звонке и в шаге 3 отдельно. На схеме оставьте одно место. Иначе новичок проверит склад два раза или, что хуже, ни разу, решив, что это уже сделали.
Схему от нейросети проверьте до показа
Схема для нового сотрудника работает как инструкция: он сделает ровно то, что нарисовано. Поэтому перед тем как показывать её, я бы прошлась по пунктам:
у каждой развилки есть оба выхода, и ни один не обрывается без «конец процесса»;
каждая петля возвращается на тот шаг, где действительно продолжают работу, а не на соседний;
проверки, от которых зависит, брать ли деньги, стоят до счёта;
в схеме нет шагов, которых у вас не бывает, вроде уведомлений, карточек и автоматических звонков;
через схему проходит настоящий вчерашний заказ, без вопроса «а здесь что».
Последний пункт самый честный. Если заказ застрял между шагами, схема неполная, и лучше узнать это до того, как по ней начнёт работать человек.
Проверять лучше тому, кто делает процесс руками, а не тому, кто его придумал. Менеджер увидит пропущенный шаг быстрее владельца. Владелец помнит, как должно быть. Менеджер знает, как бывает.
Из списка в рисунок: два пути
Когда список проверен, его можно превратить в картинку прямо в LibraChat. Картинка создаётся только по явной просьбе, например «нарисуй…», и приходит изображением в ответе. Подписи блоков лучше перечислить в запросе самой, как здесь:
Нарисуй схему обработки заказа для новых сотрудников: блоки «Заявка с сайта», «Звонок клиенту», «Счёт», «Оплата», «Сборка на складе», «Доставка курьером», развилки «Клиент не ответил» и «Товара нет». Простой стиль, белый фон, крупные подписи на русском.
Картинки, как и ответы, бывают неточными, поэтому каждую подпись и каждую стрелку на рисунке сверьте со списком. Рисунок для презентации проверяйте так же строго, как список: ошибку в подписи сотрудник примет за правило. Неверную подпись исправляют не с нуля: опишите правку в этом же разговоре и после неё сверьте рисунок ещё раз.
Если схему придётся менять, надёжнее нарисовать её самой из готового списка. В Word и PowerPoint на вкладке «Вставка» есть «Фигуры», а в них раздел «Блок-схема»: прямоугольник для действия, ромб для развилки. Ромб подписывайте вопросом, например «Клиент ответил?», а стрелки из него словами «да» и «нет».
Схема обычно живёт внутри большого документа для новичка, поэтому дальше пригодится статья про адаптацию нового сотрудника. А если процессов несколько и их пора закрепить правилами, смотрите, как собирать регламент процесса.
Проведите по схеме вчерашний заказ
Возьмите список, который пришёл в ответ, и один настоящий заказ за вчера. Пройдите его по шагам: кто звонил, что ответил клиент, когда ушёл счёт. Там, где вы споткнулись, в схеме не хватает шага или стрелка ведёт не туда. Исправьте это словами в запросе и только потом рисуйте.
нейросеть схемабизнес и документыблок-схемапроцессы
