Схема организационной структуры: кто решает спор задач
Схема организационной структуры для небольшой команды: собираем должности и связи, отделяем подчинение от передачи заказа и проверяем схему на рабочих вопросах.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
8 мин чтения
«Продажи сказали собирать новый заказ, а Илья просит закончить вчерашний. Кого слушать?» Так новый мастер сформулировал вопрос, на который наша схема организационной структуры должна была отвечать сразу. Вместо этого на ней красовались пять одинаковых прямоугольников. Линии соединяли всех со всеми: мы хотели показать хорошее взаимодействие. Получилась картинка без ответа о приоритете.
Я начала заново с короткого списка: какая роль у каждого, кому он подчиняется и кто вправе менять очередь работ. Рисовать пока ничего не стала. Если люди расходятся в этих ответах, цвет линий договорённость за них не создаст.
Из каких данных собирается схема организационной структуры
Для первого эскиза я беру должности и роли, нужные именно для выбранного вопроса. В нашем случае это распределение работ в мастерской. Все знакомства, чаты и способы обмена файлами на одну страницу переносить не требуется.
Последний пункт особенно полезен. Координатор может передать мастеру данные клиента, но сама передача ещё не означает, что координатор руководит производством. Если я проведу такую же линию, как от руководителя, на схеме появятся полномочия, о которых никто не договаривался.
Поэтому сначала нужен вопрос к людям. Кто согласует изменение очереди? Кто ставит задачу? К кому обращаются, если сроки сталкиваются? Это разные действия, и мне не хочется прятать их под общей подписью «ответственный».
В большой компании полномочия могут быть устроены сложнее: например, у сотрудника есть функциональный и проектный руководитель. Тогда данных об одном начальнике недостаточно. Такие связи нужно записать с их типом и областью действия, а не насильно превращать всю организацию в одну лестницу. Моя простая мастерская ниже устроена иначе: у каждой позиции показано одно прямое подчинение.
Сначала таблица, затем прямоугольники
Я собрала список для мастерской и попросила участников проверить названия. Вера руководит всей работой и пока сама занимается продажами. Илья ведёт производство, Дина и Олег выполняют разные производственные работы, Нина сопровождает заказы.
Позиция на эскизе · Кто выполняет · Прямое подчинение · Что уточнили для этой схемы
Руководитель мастерской — Вера — Верхний уровень схемы — Решает вопросы между направлениями
Руководитель производства — Илья — Руководителю мастерской — Согласует очередь производственных работ
Мастер по сборке — Дина — Руководителю производства — Получает приоритет работ через Илью
Мастер по отделке — Олег — Руководителю производства — Уточняет производственную задачу у Ильи
Менеджер по продажам — Вера — Руководителю мастерской — Передаёт запрос клиента на согласование
Координатор заказов — Нина — Руководителю мастерской — Собирает сведения о ходе заказов
Я насчитала шесть ролей и пять людей. Имя Веры встречается в таблице 2 раза. Это не два сотрудника: один человек выполняет две работы. Если посчитать людей по прямоугольникам, ошибка возникнет ещё до оформления.
В такой ситуации я подписываю и роль, и имя. При передаче продаж новому человеку поменяется исполнитель, а сама позиция может остаться. Если же поменяется подчинение, потребуется проверить линию. Разные изменения затрагивают разные части схемы.
Таблица также выявила спор. Нина считала, что может напрямую сдвигать задания мастерам: ведь она общается с клиентом о сроках. Илья ожидал согласования. Я оставила этот вопрос рядом со списком до обсуждения. В окончательном эскизе показана уже согласованная для нашего примера связь, а не моя догадка о чужих полномочиях.
Как выглядят шесть позиций после согласования
Текстовый эскиз я сделала таким:
```text
Руководитель мастерской
├── Руководитель производства
│ ├── Мастер по сборке
│ └── Мастер по отделке
├── Менеджер по продажам
└── Координатор заказов
```
Здесь пять связей прямого подчинения: три позиции на следующем уровне после руководителя мастерской и два мастера после руководителя производства. Наличие общей работы между продажами и производством не добавляет шестую руководящую линию.
Мне пришлось отдельно объяснить это коллегам. Они привыкли читать стрелку как «передаёт дальше». Но тогда у нас получалась цепочка прохождения заказа: продажа, подготовка, сборка, отделка. Она полезна для другого вопроса — как движется работа. В организационной схеме мы показываем устройство команды и отношения между её частями.
Я не запрещаю помещать дополнительные связи на рисунок. Я прошу назвать их смысл. Если понадобятся пунктирные линии координации, рядом должна появиться легенда с нашим определением. Пунктир сам по себе не сообщает человеку, может ли отправитель менять его задачи. В другой организации то же оформление может обозначать иные отношения.
Для первого листа я оставила только прямое подчинение. Обмен данными описала короткой заметкой ниже. Так новый мастер видит, к кому идти с вопросом о приоритете, а порядок передачи заказа можно обсудить отдельно.
Схема организационной структуры в Word: переносим данные
В настольном Word с поддержкой SmartArt можно использовать готовый организационный макет. В официальной справке Microsoft этот путь описан для семейства Office, включая Word для Microsoft 365 и Word 2016–2021. Названия и расположение элементов у установленной версии стоит сверять с её интерфейсом.
Мой порядок переноса такой:
Открой вкладку «Вставка» и выбери SmartArt в группе иллюстраций.
В коллекции найди «Иерархия» и организационный макет, затем подтверди выбор.
Введи названия в фигуры или через область текста.
Настрой уровни и добавь недостающие позиции, сверяясь с согласованным списком.
После размещения проверь каждую линию по исходной таблице.
Рисовать свободными фигурами тоже можно. Но начинать с произвольного расположения блоков мне неудобно: сначала они выглядят равноправными, потом приходится вспоминать, почему один из них должен оказаться ниже. Список подчинения помогает сохранить смысл при смене оформления.
Я стараюсь не помещать в блок всё описание должности. На первом листе достаточно названия и при необходимости имени. Обязанности, заместительство и отдельные правила удобнее раскрыть в связанных документах. Иначе маленький шрифт превращает полезную схему в изображение, которое приходится расшифровывать с увеличением.
При работе над собственным рисунком пригодится и разбор того, как составить схему из описания. Но макет я выбираю после согласования отношений: готовая форма не определяет, кто в компании кем руководит.
Три рабочих вопроса вместо оценки красоты
Когда эскиз собран, я даю его человеку, который не участвовал в обсуждении. Прошу не оценивать цвета, а решить маленькие ситуации.
Первая: продажи обещают ускорить новый заказ, в производстве уже есть очередь. К кому мастер обратится, чтобы получить согласованный приоритет? На нашем эскизе первым адресатом будет руководитель производства. Если для разрешения спора нужен верхний уровень, путь дальше тоже виден.
Вторая: кто уточнит сведения о заказе у клиента? Организационная схема не содержит всех процедур. Можно увидеть координатора и менеджера, но конкретный порядок запросов нужно описать отдельно. Если человек ожидает от рисунка подробной инструкции, стоит добавить ссылку на неё, а не дорисовывать догаданные стрелки.
Третья: Вера передаёт продажи другому человеку. Что меняется на листе? Имя у роли менеджера. Руководитель мастерской остаётся на своём месте. Если читатель удаляет вместе с именем всю позицию, значит, различие между ролью и исполнителем показано недостаточно ясно.
Я проверила схему именно такими вопросами. На первом варианте больше всего спорили о линиях Нины. После согласования их значения разговор стал предметным: какое действие она вправе поручить сама, а какое передаёт на решение. Схема помогла обнаружить вопрос, но решение приняли люди.
Что удобно подготовить в чате
LibraChat можно попросить структурировать описание команды и собрать таблицу ролей. Чат помогает работать с текстом, но не знает действующих полномочий твоих сотрудников без исходных сведений. Мне полезнее получить вопросы к неясным связям, чем уверенный рисунок с выдуманным начальником.
Открой чат LibraChat и попробуй описать структуру так:
Подготовь текстовый эскиз организационной структуры по моим сведениям. Позиции и прямое подчинение: [список]. Исполнители: [имена или условные обозначения]. Дополнительные отношения: [описание]. Сначала составь таблицу позиций, исполнителей и типа связи. Если подчинение не определено, вынеси вопрос для согласования. Не делай человека руководителем только потому, что он передаёт информацию. Затем предложи древовидный список для подтверждённых связей и три вопроса для проверки эскиза. Файл и картинку не создавай.
Составленный вариант перечитай с командой. Если одна фамилия появилась в двух местах, это ещё не ошибка: посмотри, какие роли она подписывает. Если возникла новая линия, найди соответствующую договорённость в исходном описании.
Для регулярной работы с описаниями команд можно сопоставить условия тарифов LibraChat. Начать обсуждение структуры я бы всё равно предложила с одного рабочего вопроса: когда новому мастеру дают два срочных задания, кто согласует, что делать первым? Если на листе этот путь не виден, украшать его ещё рано.
