Служебная записка с нейросетью: первый ответ вежливый, второй по делу
Служебная записка с помощью нейросети на примере просьбы о ноутбуке: какой запрос дал пустой шаблон, какой — записку по делу и что дописать самому.
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
6 мин чтения
Две служебные записки об одном и том же ноутбуке. Первая просит «рассмотреть возможность приобретения». Вторая просит заменить шестилетний ноутбук, который дважды выключился во время звонков клиентам, до конца месяца и в пределах 80 тысяч рублей.
Обе записки написала нейросеть. Разница между ними — один мой запрос. Над первой директору придётся задавать вопросы. Во второй ответы уже есть.
Первый ответ меня даже не расстроил. Он честно отразил то, что я спросила.
Сначала я проверила, что пишу именно служебку
Служебная записка, заявление и объяснительная выглядят похоже: шапка, текст, дата, подпись. Но читатель и просьба у них разные. Заявление просит что-то для себя: отпуск, перевод, увольнение. Объяснительную пишут, когда руководитель сам попросил объяснить, что случилось. А служебка нужна для дела: сообщить о проблеме, предложить решение, попросить ресурс для работы.
Ноутбук для работы с клиентами — как раз ресурс для дела. Значит, служебка. И значит, её читатель думает не о тебе, а о том, во что обойдётся решение и что будет без него.
С этим я и пошла к нейросети. Точнее, сначала пошла без этого.
Первый запрос был в одну строку, и ответ тоже
Я начала так, как начинают почти все, когда служебку надо было сдать ещё вчера:
Напиши в Word служебную записку руководителю: прошу купить мне новый ноутбук.
Пришёл шаблон: кому, от кого, дата, место для подписи. И одна фраза по существу:
Прошу рассмотреть возможность приобретения нового ноутбука для выполнения текущих рабочих задач.
Грамматически всё на месте. По сути пусто. Зачем новый? Что со старым? Сколько стоит и к какому сроку? Руководитель начнёт именно с этих вопросов. Отвечать на них придётся устно, и записка свою работу не сделает.
Файла Word, кстати, тоже не пришло, хотя формат я назвала. Вместо него в конце стояло предложение: напиши «сделай файлом», и документ соберут для скачивания.
Что должно быть в записке, чтобы вопросов не осталось?
Служебка — короткое коммерческое предложение начальнику
Я смотрю на служебную записку как на продающий текст для одного читателя. Ему нужно понять, в чём проблема, во что она обходится и что именно ты просишь, с суммой и сроком. Вежливость тут вторична. Первична цена вопроса.
И ещё до текста стоит решить, кому записка. Во многих компаниях служебки идут через непосредственного руководителя, а он передаёт их выше со своей визой. Если в твоей компании так, адресуй записку ему: просьба через голову начальника читается как жалоба на него, даже если речь про ноутбук.
Во втором запросе я дала ровно это. Его можно копировать целиком, заменив ноутбук и факты своими:
Составь в Word служебную записку на имя директора от менеджера отдела продаж: прошу заменить рабочий ноутбук. Ему шесть лет, он зависает при работе с CRM и на видеозвонках, за последний месяц дважды выключился во время звонков клиентам. Сисадмин говорит, что ремонт не окупится. Нужен новый до конца месяца, бюджет до 80 тысяч рублей.
Ответ разложил мои факты в правильном порядке. Сначала просьба, одной строкой:
Прошу заменить рабочий ноутбук.
Четыре слова, и директор с первой строки знает, о чём его просят. Так и надо: суть сверху, доводы под ней. Записку, где просьба спрятана в последнем абзаце, читают до конца не всегда.
Потом доказательство. Вот самая сильная фраза записки:
За последний месяц устройство дважды самопроизвольно выключалось прямо во время звонков клиентам.
Не «работает медленно», а оборванные звонки клиентам. Это язык, на котором думает директор: клиенты, а не характеристики процессора.
Дальше в записке второй голос:
Системный администратор подтвердил, что ремонт нецелесообразен и не окупится.
Эта строка снимает вопрос «а починить нельзя?» раньше, чем он прозвучит. Мнение специалиста весит больше, чем твоё желание поработать на новом ноутбуке. Если такого мнения нет, его стоит получить до того, как писать записку. И только потом финальная просьба:
Прошу выделить бюджет на приобретение нового ноутбука до конца месяца в пределах 80 000 рублей.
Сумма и срок названы. Решение уже сформулировано, директору осталось сказать «да» или «нет». А это самый быстрый ответ, который бывает у начальства.
Хорошо? Да. Но подписывать как есть я бы не стала.
Три правки, которые нейросеть за меня не сделает
Первая — тема. У записки её нет. Обычно под словами «Служебная записка» пишут, о чём она: «О замене рабочего ноутбука». По теме записку потом находят в папке, а директор понимает суть до первой строки текста. Тема начинается с «О» и умещается в одну строку: «О замене рабочего ноутбука», «О ремонте кондиционера в переговорной». Длиннее не надо, подробности ждут в тексте.
Вторая — подпись. В ответе стоит «Петров А. И.», а фамилию я не называла. Нейросеть подставила вымышленную вместо пометки. Мелочь, но именно такие мелочи уходят на подпись незамеченными.
Третья — цена бездействия. Я бы добавила одну фразу своими словами и без придуманных сумм: сколько звонков в день идёт с этого ноутбука и что будет, если он откажет совсем. Например, так: если ноутбук выйдет из строя, клиентская база окажется недоступна до замены. Цифры и последствия подставь свои. Это знаешь ты, а нейросеть не знает, и придумывать за тебя ей не стоит.
Файл Word, если записка уходит на бумаге, — отдельная просьба следующим сообщением в том же чате, с названием формата.
Что я теперь проверяю до первого запроса
Вопрос, который я теперь задаю себе ещё до запроса: что спросит руководитель, когда прочтёт? Обычно одно и то же. Что случилось и с какого времени. Чем это мешает работе. Сколько стоит решение и к какому сроку. Кто, кроме тебя, подтвердит, что по-другому нельзя. Ответы на эти вопросы и есть содержимое записки. Нейросеть разложит их по форме: просьба, доказательство, мнение специалиста, сумма, срок. Но сами ответы приносишь ты.
Второй запрос из этой истории подойдёт для любой просьбы, от ремонта кондиционера до лишней ставки в отделе. Отправить его можно в LibraChat, поменяв факты. Если пишешь не начальнику, а партнёрам за пределами компании, пригодится статья о деловом письме. А просьбу о себе, например об отпуске, оформляют уже заявлением: о нём есть отдельная статья.
Перечитай фразу из первой записки, «рассмотреть возможность приобретения». На сколько вопросов директора твоя записка отвечает раньше, чем он их задаст?
служебная записка нейросетьработа и карьераслужебная запискаделовые документы
