Word Copilot не понадобился: инструкция стала чек-листом в Word
Word Copilot ищут, чтобы переписать документ прямо в Word. Блог LibraChat: как длинная инструкция для официантов стала чек-листом на одну страницу файлом Word.
Д
Денис
Продакт LibraChat
7 мин чтения
Мой друг держит небольшой ресторан. У него есть инструкция для новых официантов: полстраницы сплошного текста, «сотрудник обязан осуществлять сервировку закреплённых за ним столов». Новички её подписывают и не читают. Друг попросил переделать её в чек-лист, который можно повесить в подсобке. Многие для такой задачи ищут «word copilot», то есть нейросеть прямо внутри Word, которая перепишет документ. Оговорка для тех, кто пришёл из поиска: это блог LibraChat, и разбирать возможности помощника Microsoft я не возьмусь. Покажу, как сделал это в обычном чате: вставил текст, попросил чек-лист и получил готовый файл Word на одну страницу. Ниже было и стало, что я проверил и где помощник внутри Word всё-таки удобнее.
Что ищут под «word copilot»
Обычно человек хочет одного из трёх:
сократить длинный документ;
переписать сухой текст понятнее;
переделать текст в другой формат: из сплошного абзаца в список, таблицу, чек-лист.
Всё это делает нейросеть. Разница в том, где она живёт. Помощник внутри Word работает прямо в открытом документе. Чат работает рядом: ты даёшь ему текст или прикрепляешь файл, а он присылает новый документ. Для моей задачи разница оказалась несущественной, о чём ниже.
Вот кусок исходной инструкции, как её дал мне друг:
Сотрудник обязан прибыть на рабочее место не позднее чем за 30 минут до открытия ресторана, то есть к 11:30, и переодеться в форменную одежду, которая выдаётся под роспись. До открытия официант осуществляет сервировку закреплённых за ним столов согласно схеме зала, проверяет наличие меню и чистоту солонок.
И так ещё четыре абзаца. Всё нужное в тексте есть: время, правила, запреты. Но чтобы найти «за сколько минут подать напитки», надо прочитать всё целиком. В первую смену, когда в голове и так каша, этого никто не делает.
Запрос: из сплошного текста в чек-лист
Я вставил инструкцию целиком в LibraChat и написал, что хочу получить:
Перепиши инструкцию для новых официантов ресторана в чек-лист первой смены на одну страницу: короткие пункты по времени смены (до открытия, во время смены, после закрытия), без канцелярита, все цифры и правила сохрани. Сделай файлом Word. Инструкция: …
Самая важная часть здесь — «все цифры и правила сохрани». Когда просишь сократить, нейросеть может решить, что 3 минуты и 5 минут — это детали. А для официанта это и есть суть правил.
После: одна страница на стену в подсобке
Пришёл файл «Чек лист первой смены официанта.docx» и короткая справка: «Переведён в короткие пункты по времени смены, без канцелярита, все цифры и правила сохранены. Документ на одну страницу».
Вот что внутри файла:
До открытия (к 11:30)
Прибыть за 30 минут до открытия, к 11:30
Переодеться в форменную одежду под роспись
Сервировать закреплённые столы по схеме зала
Проверить наличие меню и чистоту солонок
Во время смены
Принять заказ не позднее 3 минут после посадки гостей
Подать напитки в течение 5 минут после заказа
Предложить десертную карту после основного блюда
Не пользоваться личным телефоном в зале
Проводить расчёт только через терминал (наличные — администратору)
После закрытия
Убрать закреплённую зону
Сдать терминал и чаевые администратору
Отметить уход в журнале
Смена заканчивается в 23:30
Три блока по времени, каждый пункт начинается с глагола. Читается за 30 секунд.
Было и стало: пять строк рядом
Было в инструкции · Стало в чек-листе
Сотрудник обязан прибыть на рабочее место не позднее чем за 30 минут до открытия — Прибыть за 30 минут до открытия, к 11:30
Официант осуществляет сервировку закреплённых за ним столов согласно схеме зала — Сервировать закреплённые столы по схеме зала
Официант принимает заказ не позднее 3 минут после посадки гостей — Принять заказ не позднее 3 минут после посадки гостей
Расчёт гостей производится только через терминал, наличные принимаются администратором — Проводить расчёт только через терминал (наличные — администратору)
По окончании смены официант производит уборку закреплённой зоны — Убрать закреплённую зону
Смысл тот же, слов вдвое меньше. Исчезли «осуществляет», «производит» и «согласно». Новичок в первую смену не читает текст, он сканирует его глазами в поисках своего вопроса. Короткий пункт с глаголом в начале находится сразу.
Что я проверил перед тем, как отдать другу
Чек-лист повесят на стену, и по нему будут работать люди. Поэтому я сверил его с исходником по цифрам и запретам:
Время. 11:30 и 30 минут до открытия, 23:30 конец смены — на месте.
Нормы. 3 минуты на заказ, 5 минут на напитки — на месте, ни одна цифра не округлена.
Запреты. Личный телефон в зале, наличные только через администратора — оба пункта сохранены.
Порядок. Пункты стоят в той же последовательности, в какой идёт смена.
Объём. Одна страница, как и просили.
Ни одного правила не потерялось и ни одного не добавилось. На проверку ушло минуты 4.
Честно скажу, сначала я проверял не так. Я читал чек-лист целиком и думал «вроде всё». Потом взял исходник, выписал из него все числа и все «запрещается» отдельным столбиком и сверил по нему. Так надёжнее: глаз пропускает пропавшую цифру, а столбик нет.
Одну правку я всё же сделал руками. В пункте «Переодеться в форменную одежду под роспись» смысл чуть сдвинулся: в исходнике под роспись форму выдают, а не надевают. Я переписал на «Получить форму под роспись и переодеться». Мелочь, но чек-лист читают буквально.
Через две недели друг написал, что новенькая официантка в первую же смену ни разу не спросила, во сколько приходить и куда сдавать чаевые. Раньше эти два вопроса задавал каждый новичок, по нескольку раз. Чек-лист висит у зеркала в подсобке, рядом с графиком смен, и его фотографируют на телефон в первый день.
Три вещи, из-за которых его действительно читают
Я поймал себя на том, что эти три вещи работают для любого внутреннего документа:
Группировать по времени, а не по темам. Новичок думает «что мне делать сейчас», а не «какие у меня обязанности по сервировке».
Начинать пункт с глагола. «Сдать терминал», а не «сдача терминала». Так пункт звучит как действие, а не как раздел регламента.
Сохранять все цифры. Это я написал в запросе прямо, и именно цифры делают чек-лист рабочим.
Word Copilot удобнее, если ты весь день внутри документа
Честно о том, где помощник внутри Word выигрывает. Если ты весь день работаешь в одном большом документе с комментариями коллег и режимом правок, удобнее, когда нейросеть сидит прямо там. Чат не ставит правки в режиме рецензирования и не сохраняет оформление исходного файла один в один: он присылает новый документ.
Мне это было не нужно. Инструкция была простым текстом, а результат должен был выглядеть по-новому. Для такой задачи чат быстрее: вставил текст, получил файл, и ничего не надо устанавливать. Кстати, файл Word можно не копировать, а прикрепить к сообщению целиком. А если нужна правка, её пишут следующим сообщением в том же разговоре, и меняется тот же документ.
Что ещё переписать тем же способом
Документ · Во что превратить
Регламент уборки зала — Чек-лист по зонам: зал, бар, туалет
Правила для курьера — Памятка из 7 пунктов на телефон
Должностная инструкция повара — Чек-лист открытия и закрытия кухни
Длинное письмо от поставщика — Три пункта: что, когда, сколько
Как писать инструкции с нуля, а не только переписывать готовые, разобрано в статье нейросеть для инструкции.
Свой документ без Word Copilot: попробуй сегодня
Найди у себя текст, который все подписывают и никто не читает: инструкцию, правила, регламент. Открой LibraChat, вставь его и попроси чек-лист по времени, без канцелярита, с сохранением всех цифр, файлом Word. Потом сверь цифры с исходником. Для разовой переделки хватает бесплатного доступа, а если документов много, посмотри тарифы. Попробуй и сам увидишь, сколько в твоём регламенте лишних слов.
word copilotwordчек-листинструкция для сотрудниковресторанLibraChat
