«Алиса, сделай таблицу»: три запроса в LibraChat и Word вместо Excel
Алиса, таблица расходов кофейни: три запроса к нейросети LibraChat, документ Word вместо Excel во втором заходе и рабочий файл с формулами в третьем.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
6 мин чтения
Я отправила в LibraChat три запроса на одну и ту же таблицу расходов. Подробный, где я прямо написала «файл Excel», прислал документ Word. Рабочую таблицу с формулами я получила только с третьего раза.
Запрос «алиса таблица» или «алиса, сделай таблицу» обращён к голосовому помощнику Яндекса. Я задавала те же вопросы другой нейросети, LibraChat, и всё, что ниже, взято оттуда. Как ведёт себя с таблицами сама Алиса, я не проверяла. Рабочий файл пришёл, когда я написала «.xlsx» и назвала формулу словами: разница — это факт минус план. Этот запрос стоит в третьем разделе, его можно взять целиком.
Задачу я взяла владельческую: учёт расходов маленькой кофейни за месяц. План, факт и разница между ними. Ничего сложного, но если разница посчитана неверно, вы узнаете об этом от собственного кошелька.
Первый запрос был в одну строку
Я написала так, как пишут на бегу, между двумя делами:
Сделай таблицу расходов для моей кофейни на месяц: аренда, зарплата двум бариста, зерно, молоко, стаканы, коммунальные платежи, налоги.
Формата я не называла и ждала таблицу прямо в тексте ответа: по справке LibraChat так и бывает, если не написать «Excel» или «файл». В этот раз пришёл файл Excel. Рассчитывать на такое я бы не стала: нужен файл — назовите его. К файлу шло пояснение:
Суммы не указаны в запросе, поэтому все значения установлены в 0 — заполните самостоятельно.
Файл я открыла так, как открываю любую таблицу перед работой: сначала шапка, потом итог. Две колонки: статья расходов и сумма. Зарплата разбита на две строки, «бариста 1» и «бариста 2». Это я бы оставила: двум людям платят в разные дни, и суммы бывают разные. Внизу строка «Итого», в ней формула суммы. Шапка закреплена, на колонках фильтр.
Для учёта «сколько ушло за месяц» этого достаточно. Для моей задачи нет. Я хотела видеть, где факт разошёлся с планом. Одна колонка суммы этого не покажет.
План без факта остаётся пожеланием. Факт без плана превращается в историю трат. Деньги в маленьком деле утекают в разнице между ними: молоко подорожало, стаканов ушло больше, коммуналка пришла зимняя. Эту разницу и надо видеть каждую неделю, а не в конце месяца.
Во втором запросе я назвала колонки сама.
Во втором запросе я назвала всё, и пришёл Word
Запрос ушёл в новый чат, переписанный целиком:
Я владелица маленькой кофейни. Сделай файл Excel для учёта расходов за месяц: статьи — аренда, зарплата двум бариста, зерно, молоко, стаканы и крышки, коммунальные платежи, налоги; колонки — план, факт, разница; внизу итог по каждой колонке. Суммы оставь пустыми, я впишу свои.
Ответ начался словами:
Создан документ Word с таблицей для учёта расходов кофейни.
Я перечитала свой запрос. «Файл Excel» там написано прямо, во втором предложении. Это ошибка ответа, и вовсе не мелкая.
Сама таблица в документе была правильной по составу. Все семь статей, колонки «План», «Факт», «Разница», строка «Итого». Но в Word ячейки не считают. Впишете план и факт, а разница останется пустой, пока не посчитаете её на калькуляторе. Для таблицы, ради которой всё затевалось, это значит, что таблицы нет.
Можно ли спасти такой документ? Таблицу из Word можно скопировать в Excel и дописать формулы руками. Но тогда зачем было просить. Я не стала.
Что я из этого вынесла? Смотреть надо и на ответ, и на сам файл. В моих трёх ответах первая строка называла, что пришло. Но проверьте и вложение: есть ли оно вообще и какое у него расширение. Если там .docx, а просили Excel, дальше можно не открывать: просите заново.
Третий запрос: формат и формулы словами
В третий раз я назвала формат расширением файла и сказала, что считать формулой:
Пришли таблицу Excel в формате .xlsx для учёта расходов маленькой кофейни за месяц: статьи — аренда, зарплата двум бариста, зерно, молоко, стаканы и крышки, коммунальные платежи, налоги; колонки — план, факт и разница, где разница считается формулой как факт минус план; внизу строка с итогами формулами. Суммы оставь пустыми.
Пришёл файл .xlsx, и в ответе было сказано, что в нём:
Колонки: Статья расходов, План, Факт, Разница (формула = факт - план).
На этот раз сообщение и файл совпали. Четыре колонки, восемь строк статей (зарплата снова разбита на двух бариста), строка «Итого». В колонке «Разница» в каждой строке формула, в итоговой строке суммы по плану, факту и разнице. Пустые ячейки заполнены нулями, ответ объяснил это тем, что так формулы работают корректно.
С нулями есть подвох. Пока факт по строке не вписан, «Разница» показывает весь план со знаком минус, как будто вы сэкономили. В середине месяца итог выглядит лучше, чем есть. Я бы дописала в запрос: «если факт не заполнен, разница остаётся пустой».
Что я проверила, прежде чем вписывать цифры
Первое, на что я смотрю, это знак разницы. Факт минус план. Значит, плюс в колонке означает перерасход, а минус экономию. Это не очевидно: в некоторых таблицах считают наоборот. Я бы подписала колонку «Разница (+ перерасход)», чтобы через месяц не гадать.
Второе касается формул. Я вписала бы в одну строку план и факт и посмотрела, что посчитается в разнице и в итоге. Пять секунд, зато потом не придётся искать, почему итог не сходится.
Третье касается статей. «Налоги» одной строкой удобны, пока налог один. Если у вас их несколько или есть страховые взносы за сотрудников, разбейте строку сами или назовите статьи в запросе. Какие именно, подскажет бухгалтер, а не таблица.
Кстати, файл можно не переделывать с нуля. Если нужна ещё одна статья, её можно попросить следующей репликой, и LibraChat поправит этот же документ, не меняя формата. О том, какие ещё таблицы удобно собирать так же, рассказано в статье про нейросеть для таблиц. А если таблицу вы привыкли делать руками, сверьтесь с разбором о том, как сделать таблицу.
Что я теперь пишу в первом запросе
Я спрашиваю себя: что эта таблица должна считать сама? Если ответ «ничего», хватит и таблицы в тексте ответа. Если что-то должно считаться, я пишу «.xlsx» и называю каждую формулу словами: что из чего вычесть, что сложить. И читаю первую строку ответа, прежде чем открывать файл, а потом смотрю расширение вложения.
Мой третий запрос можно взять как основу. Замените кофейню на своё дело, статьи на свои, колонки оставьте. Если ведёте учёт по неделям, напишите «за неделю». Потом отправьте его в LibraChat.
Какая строка ваших расходов в прошлом месяце разошлась с планом сильнее всего, и знали ли вы об этом до конца месяца?
алиса таблицабизнес и документытаблица расходовexcel