Блок-схема через нейросеть: сначала найти обрывы, потом рисовать
Нейросеть для блок-схем: сначала найдёт обрывы в процессе, потом нарисует схему с ветками да и нет. Два готовых запроса и как проверить каждую стрелку.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Блок-схема оплаты счетов — не украшение для регламента. По ней сотрудник решает, платить или нет. Одна стрелка не туда, и счёт, который вернули поставщику, всё равно уходит на подпись директору, а оттуда в оплату. Такую стрелку я нашла на чистой, аккуратной схеме, которую нарисовала нейросеть.
Короткий ответ на запрос «блок схема нейросеть»: да, нейросеть сделает блок-схему, и надёжнее в два захода. Сначала текстом: она разложит процесс на шаги и развилки и покажет, где ветка обрывается. Потом картинкой, с ромбами, стрелками и подписями «да» и «нет». Каждую стрелку на картинке проверяете вы сами.
Сначала расскажите процесс словами
Рисовать набросок для нейросети не нужно. Ей нужно то, что вы сказали бы новому менеджеру в первый день: откуда приходит задача, кто что делает, где принимается решение и по какому правилу.
С чего процесс начинается: письмо, звонок, заявка с сайта.
Кто делает каждый шаг: должность, а не имя.
Правила развилок с цифрами: порог суммы, срок, условие.
Чем процесс кончается. Не «бухгалтер оплатил», а «оплата прошла и отмечена».
Последний пункт легко пропустить: кажется, что оплата и есть конец. Нет. Конец — когда счёт закрыт и никто не оплатит его второй раз.
Мой пример: оплата счетов поставщиков в небольшой фирме, которая торгует стройматериалами. Порог согласования у директора — 100 тысяч. Это пример, а не норма: порог у каждой фирмы свой, и решает его владелец вместе с бухгалтером.
Блок-схема текстом: нейросеть покажет обрывы
Первый заход делайте без картинки. Текст быстрее читается, и в нём видно, где процесс зависает. Вот запрос, который я отправила. Замените вид бизнеса, шаги и порог на свои:
У меня небольшая фирма по продаже стройматериалов, хочу проверить, как у нас оплачиваются счета поставщиков. Сейчас так: счёт приходит на почту, менеджер сверяет его с заказом, если сумма больше 100 тысяч — согласует директор, потом бухгалтер оплачивает. Распиши этот процесс текстом как блок-схему: начало, шаги, вопросы с ответами да и нет, конец — и скажи, где у меня ветка обрывается или не хватает шага.
Отправить его можно в LibraChat. Картинку LibraChat создаёт только по явной просьбе, поэтому на такой запрос придёт текст. В ответе сначала была схема из строк и стрелок, где ветки без продолжения помечены словом «ОБРЫВ». Под ней — разбор по четырём точкам. Первая — сверка с заказом:
Сверка есть, исхода нет. Не сказано, что делать при другой цене, другом количестве, другом поставщике, лишней позиции или если заказа вообще нет.
В моём описании этой ветки просто не существовало. В жизни это счёт, который лежит у менеджера без решения: ни вернуть, ни оплатить. Поставщик ждёт, отгрузка стоит.
Ровно 100 000 тоже не определены: «больше 100 тысяч» эту сумму не захватывает.
Мелочь, которая стоит денег. Счёт ровно на порог по моему правилу к директору не идёт, а разрешения бухгалтеру платить самому тоже нет. Куда он пойдёт, решаете вы, а не нейросеть.
Нет шага «платёж прошёл / не прошёл», нет отметки в заказе и нет закрытия счёта.
Это тот самый ранний конец. Банк отклонил платёж, а по схеме процесс уже завершён.
Сверх обрывов ответ добавил две проверки, о которых я не просила:
Сверять счёт получателя надо с договором или карточкой поставщика, а не с письмом.
Повторный счёт на тот же заказ нигде не отсекается.
Обе по делу для любой фирмы, где счета приходят на почту. Письмо с чужими реквизитами выглядит так же, как обычное, а дубль счёта менеджер честно сверит с заказом второй раз. Отдавать этот ответ сотрудникам как есть я бы не стала: это разбор для владельца, список вопросов, на которые отвечаете вы. Платить до отгрузки или после документов — решайте с бухгалтером.
Закройте каждую развилку своим решением
Ветку «сумма не больше порога» LibraChat не стал достраивать сам. Он пометил её как обрыв и оговорил, что путь к бухгалтеру — только догадка. Это правильное поведение: правило вашей фирмы знаете вы.
Дальше работа с ручкой и вашими правилами. Для каждого вопроса-ромба запишите четыре вещи:
куда ведёт ответ «да»;
куда ведёт ответ «нет»: следующий шаг или конец;
кто принимает решение;
как называется конец пути: «счёт оплачен» или «счёт не оплачен».
У меня после этого появились ветка «реквизиты как в договоре?» и два конца вместо одного. Такой текст уже можно положить в регламент, про него — отдельная статья о том, как собрать регламент процесса с нейросетью. Если схема нужна новичку как памятка, иногда хватает и схемы процесса списком шагов.
Нарисовать блок-схему нейросетью и проверить стрелки
Картинку нейросеть рисует по просьбе «нарисуй», и в ответе она приходит изображением. Сначала я попросила короткую версию, с двумя ромбами, на белом фоне и с крупными подписями. Вот основная часть запроса:
Нарисуй блок-схему оплаты счёта поставщика для небольшой фирмы: начало «Счёт пришёл на почту», действие «Менеджер сверяет счёт с заказом», ромб «Счёт совпадает с заказом?», если нет — «Вернуть счёт поставщику», если да — ромб «Сумма больше 100 тысяч?», если да — «Согласование у директора», потом «Бухгалтер оплачивает», конец «Счёт оплачен».
Опрятная схема с ошибкой в логике: возвращённый поставщику счёт по стрелкам всё равно доходит до оплаты
С виду образцовая работа. Овалы начала и конца, ромбы решений, подписи читаются. Теперь проследите стрелку от красного блока «Вернуть счёт поставщику». Она идёт вниз, в «Согласование у директора», а оттуда к бухгалтеру. По этой схеме возвращённый счёт оплачивают. И у ромба с порогом ветка вниз осталась без подписи «нет».
Откуда ошибка, видно по запросу: куда ведёт возврат, я не написала. Адреса у ветки не было, и стрелку нейросеть провела сама. У каждой ветки «нет» в запросе должен быть адрес: следующий блок или конец.
Правку можно попросить и в продолжение переписки: в том же чате LibraChat переделывает картинку по новой просьбе. Я отправила запрос заново, уже с развилками из текстового разбора:
Нарисуй блок-схему оплаты счёта поставщика. Начало «Счёт пришёл на почту», затем «Менеджер сверяет счёт с заказом», ромб «Совпадает с заказом?»: нет — «Вернуть поставщику» и конец «Счёт не оплачен»; да — ромб «Реквизиты как в договоре?»: нет — тоже «Вернуть поставщику»; да — ромб «Больше 100 тысяч?»: да — «Директор согласует», нет — сразу «Бухгалтер оплачивает». После директора — «Бухгалтер оплачивает», конец «Счёт оплачен». Подпиши все стрелки да и нет, белый фон, подписи на русском.
Каждая ветка ведёт туда, куда указано в запросе: отказы уходят вправо к концу «Счёт не оплачен», подписаны все стрелки
Здесь каждая стрелка на месте. Ответ «нет» у двух верхних ромбов уводит вправо, к возврату поставщику и концу «Счёт не оплачен». У порога «нет» ведёт прямо к бухгалтеру, «да» — через директора. Подписаны все стрелки. Заодно закрылся вопрос про ровно 100 тысяч: такой счёт по схеме идёт веткой «нет», к бухгалтеру. Хотите иначе — пишите в ромбе «100 тысяч и больше?».
Одно замечание к форме. Начало и конец здесь нарисованы теми же прямоугольниками, что и действия, отличаются только цветом. Для внутренней памятки это неважно. Если схема пойдёт в документ, где требуют фигуры по ГОСТ 19.701-90, попросите овалы для начала и конца, как на первой картинке. Готовую картинку можно скачать и вставить в регламент. Нужна схема, которую можно править руками, — вот как сделать блок-схему в Word вручную.
Проверка перед тем, как схема уйдёт сотрудникам
Картинка с первого раза бывает неточной, это видно по первой схеме. Поэтому смотрю не на красоту, а на маршруты:
у каждого ромба две стрелки, и обе подписаны: «да» и «нет»;
ни одна стрелка из блока возврата или отказа не ведёт к оплате;
у каждого пути есть конец, и он назван словами;
пороги записаны однозначно: «больше» или «не меньше»;
подписи и цифры на картинке совпадают с вашим запросом буква в букву.
Удобнее всего пройти пальцем каждую ветку от начала до конца, по одной. Только после этого понятно, можно ли отдавать схему людям, которые по ней платят.
Задание на сегодня. Возьмите один свой процесс с деньгами: оплату поставщику, возврат покупателю, выдачу аванса. Опишите его пятью-шестью фразами и попросите в LibraChat показать обрывы. Посчитайте, сколько веток «нет» у вас остались без адреса. Каждая такая ветка — место, где сотрудник сейчас решает за вас.
блок схема нейросетьбизнес и документыбизнес-процессыблок-схема
