Как делать диаграмму в Повер Поинт по своим данным
Как делать диаграмму в Повер Поинт: вставить объект, заполнить таблицу, подписать значения и менять данные. Пример с каталогом шумов и отдельный путь для браузера.
Евгений
Дизайнер-партнёр LibraChat
8 мин чтения
«С какого раздела начнём прослушивание?» — спрашивает ведущий звуковой мастерской. Я готовлю для него слайд по учебному каталогу из 30 файлов. Вот как делать диаграмму в Повер Поинт: в настольном приложении открыть «Вставка → Диаграмма» и заполнить таблицу собственными значениями. За день у нас появится ещё и ответ на вопрос ведущего: какой раздел прослушать первым и что проверить после этого.
Утро: собираю числа для будущего слушателя
Ведущий готовит занятие, на котором участники будут подбирать шумы для короткой сцены. Перед выбором фрагментов ему хочется увидеть состав библиотеки. Я записываю четыре категории. Короткая и длинная запись дают по единице в сводке: здесь считаются файлы. Из такой сводки ещё не видно, какие действия звучат внутри и насколько они подходят сцене.
Категория звуков · Количество файлов
Вода — 12
Ветер — 9
Механизмы — 6
Шаги — 3
Я сложил строки: 12+9+6+3=30. На «Воду» приходится 12/30, или 40% набора. Для первого слайда оставляю количества. Ведущий сможет сравнить четыре раздела по одной шкале, а долю при необходимости вынесу в отдельную текстовую подпись. Ставить число файлов и проценты рядом как значения одного ряда было бы непонятно.
Теперь выбираю обычные столбцы. Зритель сопоставит их высоту и увидит самый короткий столбец. В круговой диаграмме сильнее выступили бы доли целого; для вопроса о первом прослушивании мне удобнее прямое сравнение категорий. Значения небольшие, названия короткие. Объёмная форма здесь только усложнила бы чтение высоты.
Перед переносом оставляю себе пять проверок:
каждая строка относится к одной категории;
единица измерения везде одинаковая;
названия можно понять без расшифровки;
сумма 30 не стала пятой категорией;
отсутствие сведений не заменено нулём.
Последний пункт нужен, если возьмёшь собственный неполный каталог. Ноль утверждает, что файлов нет; пустое место может означать, что раздел ещё не посчитан. В нашей сводке заполнены все четыре строки. Для подготовки другого исходника пригодится материал о работе с таблицами, но единицу измерения и состав категорий определяет сама задача.
Днём: как делать диаграмму в Повер Поинт
К середине дня у меня готовы данные и вопрос к слайду. Дальше нужен объект, у которого можно открыть источник и исправить число. Microsoft описывает следующий путь для настольного PowerPoint под Windows, в том числе Microsoft 365, 2024 и 2021. Если работаешь в браузере, отдельная ветка редактирования будет ниже.
Для слайда о каталоге шумов вызови команду «Диаграмма» на вкладке «Вставка».
Выбери «Гистограмма» и вариант «Гистограмма с группировкой».
Подтверди выбор, чтобы получить объект и окно с его таблицей.
Замени демонстрационные категории названиями «Вода», «Ветер», «Механизмы», «Шаги».
Оставь один ряд «Количество файлов» и внеси значения 12, 9, 6, 3.
Убери демонстрационные строки и ряды, которые не относятся к этим данным.
Заверши заполнение и закрой окно таблицы.
В источнике должны остаться четыре категории одного уровня. Если лишний ряд всё ещё виден, выдели диаграмму и открой «Конструктор диаграмм → Выбрать данные». Проверь состав источника. Закрашивать лишний столбец цветом фона не нужно: он продолжит существовать в данных и может появиться при следующем оформлении.
Сверять начинаю с пары «Вода — 12», затем проверяю «Шаги — 3» и две оставшиеся строки. Важно сохранить соответствие названия и значения. Одинаковая сумма 30 не доказывает, что числа попали к правильным категориям. После переноса я хочу иметь возможность указать на каждый столбец и назвать его исходную строку.
Для числовых подписей используй «Конструктор диаграмм → Добавить элемент диаграммы → Подписи данных». В Windows элементы также доступны через кнопку возле выделенного объекта. Через «Названия осей» подпиши шкалу «Количество файлов». Расположи значения так, чтобы они не перекрывали названия категорий и заголовок слайда.
Поскольку ряд один, легенду можно убрать, если она повторяет уже понятную единицу. Шкалу столбцов сохраняю от нуля. Размер шрифта выбираю под просмотр всей презентации, а не увеличенного фрагмента. Мне нужно, чтобы ведущий прочитал три коротких названия и одно более длинное, не наклоняясь к экрану.
После обеда: что означает самый короткий столбец
«Шагов нам хватит?» — следующий вопрос ведущего. На него нельзя ответить высотой столбца. Три файла могут содержать нужные действия, а могут оказаться похожими записями одного движения. Числа пока говорят только о количестве. Чтобы обсуждение продвинулось, я разделяю два решения: с чего начать прослушивание и что записывать дополнительно.
Первое решение уже можно принять. В разделе «Шаги» три файла: ведущий сможет пройти все записи и отметить, какие действия в них представлены. Второе появится после прослушивания и сопоставления со сценой. Так диаграмма помогает выбрать порядок знакомства с каталогом. Пригодность записей мы проверим на слух.
«Мне нужны шаги до двери и после неё», — уточняет ведущий. В короткой сцене герой выходит из комнаты на улицу. При прослушивании надо понять, есть ли подходящий переход между поверхностями и можно ли выделить нужный фрагмент. Я предлагаю записать напротив каждого файла подходящее действие и пометку о том, чего не хватает. Если все три записи решат задачу, их количество не помешает сцене. Если нет, появится конкретная заявка на новый звук, а не просьба увеличить маленький столбец.
Я называю слайд «Состав библиотеки звуков: 30 файлов» и предлагаю подпись под диаграммой:
Первое прослушивание — «Шаги». Проверить, какие действия представлены тремя записями и что из них подходит сцене.
Эту подпись я составил для нашего разбора. Она даёт адресату следующее действие и не делает вывода о качестве записей. Слова «бедный раздел» или «нужно срочно пополнить» потребовали бы других оснований. Одного короткого столбца для них недостаточно.
Подобные подписи можно подготовить в LibraChat. Предлагаю такой запрос:
Помоги подписать диаграмму учебного каталога звуков: вода — 12 файлов, ветер — 9, механизмы — 6, шаги — 3. Ведущий выбирает первый раздел для прослушивания перед озвучиванием сцены. Предложи заголовок, название числового ряда и короткую подпись с действием зрителя. Известно только количество файлов; не утверждай, что каких-то звуков мало или что разделы отличаются качеством и длительностью. Отдельно покажи исходные значения для сверки.
Попробуй этот запрос в LibraChat со своими категориями и действием будущего зрителя. Здесь чат помогает с текстом; объект создаётся средствами PowerPoint. Если исходные сведения лежат в документе, заранее проверь условия работы с файлами. Полученные названия и подписи всё равно сопоставь со своей сводкой.
Вечером: передаю слайд, который можно обновить
Перед передачей я оставляю ведущему путь к данным. Выдели объект, затем открой «Конструктор диаграмм → Изменить данные». Вариант «Изменить данные в Excel» открывает соответствующую таблицу непосредственно в Excel. Microsoft описывает оба способа.
Допустим, позднее в разделе «Ветер» появятся ещё два файла. Тогда в источнике нужно заменить 9 на 11; общий итог станет 32. После изменения проверь сам столбец и подпись значения. Число 30 в нашем заголовке написано отдельно: его тоже придётся обновить. Редактируемая диаграмма не обещает автоматически исправить каждый текстовый блок слайда.
То же относится к вручную переписанной подписи поверх столбца. Её связь с исходным значением может потеряться. Для обновления используй источник и связанные элементы диаграммы, затем просмотри весь слайд. Если выделяется картинка, открыть её числа через таблицу диаграммы не получится: потребуется исходный объект или новое построение.
Если ведущий открывает презентацию в браузере
Для существующей диаграммы в PowerPoint Web Microsoft описывает работу через Excel Web. Выдели объект и, если доступна команда Edit in Excel, выбери её. Откроется вкладка с таблицей и предварительной диаграммой. Изменения этого объекта отправляются в исходную презентацию; вернись в PowerPoint и проверь сохранение перед закрытием Excel.
Предварительная диаграмма не сохраняется как отдельный объект книги Excel. Цвета темы и шрифты могут выглядеть иначе, поэтому проверяй именно слайд. Если команды нет в твоём интерфейсе, используй описанный настольный маршрут. Наличие изображения на странице само по себе не означает наличие редактируемого источника.
Перед передачей сверяю:
четыре названия и значения с таблицей;
единицу измерения и начало шкалы;
связанные подписи и отдельно написанный итог;
читаемость текста в режиме показа;
сохранение презентации после редактирования.
«Начнём со “Шагов”, пройдём все три записи», — так ведущий отвечает на утренний вопрос. После прослушивания он сможет сопоставить их со сценой и составить предметный список недостающих действий. Диаграмма помогла выбрать порядок работы. Когда покажешь собственный слайд, попроси зрителя назвать действие, которое он теперь готов выполнить: это хорошая проверка и подписей, и выбранных данных.
