Как написать объяснительную на имя декана: шапка, факты и просьба
Как написать объяснительную на имя декана: как оформить шапку, что писать о причине и как попросить пересдачу. Разбор короткого и точного запроса.
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
6 мин чтения
Данные, которые знаешь только ты, стоят в скобках — их не выдумывал.
С этой фразы LibraChat ответил на мой первый, слишком короткий запрос. Я спросила одной строкой — так, как пишут в спешке. Пришёл аккуратный бланк, и почти всё в нём — квадратные скобки.
А ведь как написать объяснительную на имя декана, известно заранее. Сверху справа — шапка: кому, в дательном падеже, и от кого — с курсом и группой. По центру — «Объяснительная». Ниже, от первого лица: что случилось и когда, почему, чем это подтверждается, и последней строкой — о чём ты просишь. Внизу дата и подпись. Вся трудность — в том, чтобы наполнить этот каркас фактами. Мой первый запрос фактов не дал.
Короткий запрос дал бланк, а не записку
Вот что я отправила первым, от имени студента, который опоздал:
Напиши объяснительную на имя декана, я опоздал на экзамен.
Ответ честно не стал ничего придумывать. Шапка «Декану [название факультета]», заголовок, текст с датой и временем в скобках. А в самом важном месте — пусто:
Причина опоздания: [кратко укажи причину].
Формально это объяснительная. На деле — анкета, которую ещё нужно заполнить. И заполнить так, чтобы декан поверил, а этому бланк не учит. Почему опоздал? На сколько? Пустили ли тебя в аудиторию? Что ты хочешь получить? Ни одного из этих вопросов мой запрос не задал.
Зато в бланке была правильная просьба в конце:
Прошу учесть изложенное и допустить меня к сдаче экзамена.
Хорошая заготовка. Но без фактов над ней она звучит как просьба о милости, а не как вывод из обстоятельств.
Второй запрос я написала так, как пишут человеку, который будет помогать: кто я, что случилось, в цифрах, и чего хочу.
Составь объяснительную на имя декана: я студент первого курса, опоздал на экзамен по истории на 40 минут из-за остановки поездов в метро, преподаватель не пустил в аудиторию. Покажи, как оформить шапку, напиши текст по фактам и в конце попроси разрешить сдать экзамен в другой день.
Курс, предмет, причину и минуты замени на свои. Если тебя всё-таки пустили и ты сдавал с опозданием, так и напиши — просьба будет другой.
Ответ начался с оформления, и это первое, что я бы показала любому первокурснику:
Шапка — в правом верхнем углу, без слова «Заявление» и без обращения «Уважаемый» в шапке.
Потом про тон:
Текст — от первого лица, коротко и по фактам, без оправданий «в общем».
И сам текст. Никаких «так получилось» и «прошу понять». Факт с цифрой и причина:
К началу экзамена я опоздал на 40 минут: в метро была остановка поездов, из-за этого я не смог добраться до университета вовремя.
Дальше — что произошло у аудитории: преподаватель не пустил. И просьба, которая теперь звучит как логичный вывод:
Прошу разрешить мне сдать экзамен по истории в другой день.
Разница между двумя ответами — не в нейросети. В первом запросе было девять слов. Во втором — всё, что нужно декану, чтобы принять решение.
Собранная целиком, записка из второго ответа выглядит так. Шапка:
Декану [факультета]
[ФИО декана полностью]
от студента 1 курса
группы [номер группы]
[ФИО студента полностью]
Под заголовком «Объяснительная» — три фразы текста:
[дата экзамена] я должен был сдавать экзамен по истории.
Когда я подошёл к аудитории, преподаватель [ФИО преподавателя] в аудиторию меня не пустил.
Между ними — фраза про 40 минут и метро, которую я привела выше. Потом просьба о другом дне и внизу подпись:
[подпись] / [ФИО студента]
Как решают такие записки, зависит от вуза. Но декану в любом случае нужно понять, что опоздание не твоя небрежность. Записка из второго ответа это объясняет одной фразой. Записка из первого — ничем.
Шапка на имя декана: кому, от кого и чего в ней нет
Шапка короткая, но именно в ней видно, насколько аккуратно человек относится к бумаге. Ответ дал главное правило — правый верхний угол, без «Заявления» и «Уважаемого». Падежи и номер группы я бы дописала сама.
Адресат пишется так, будто отвечаешь на вопрос «кому?»: «Декану исторического факультета Петрову И. И.». Не «Декан Петров» и не «Петров И. И., декан». Полное название факультета бери с сайта вуза, там же — фамилия и инициалы декана. В вузах, где вместо факультетов институты, записку обычно пишут директору института — уточни в деканате. Объяснительная — не письмо, поэтому никаких «Уважаемый» и подписи «С уважением».
От кого — в родительном: «от студента 1 курса группы ИС-101 Иванова Ивана Ивановича». Номер группы обязателен. Без него записку будет трудно связать с твоей ведомостью.
И одна тонкость, которую ответ не упомянул. Просьба о пересдаче в некоторых вузах оформляется отдельной бумагой — заявлением. Тогда объяснительная говорит, почему ты опоздал, а заявление — о чём просишь. Как принято у тебя, спроси в деканате до того, как писать. Иначе одну из бумаг придётся переделывать.
Что я дописала бы в записку руками
Подтверждение. В тексте сказано про остановку поездов, но не сказано, чем это доказать. Если есть справка от перевозчика или хотя бы официальное сообщение о сбое, назови его в тексте и приложи. Записка с подтверждением и записка без него читаются по-разному.
Подробности. Какая линия, во сколько ты зашёл в метро, во сколько был у аудитории. Две-три цифры делают историю проверяемой, а значит — убедительной.
А если причина своя — проспал, перепутал время? Не придумывай сбой в метро. Такие вещи проверяются, и одна пойманная неправда перечёркивает всё остальное. Честная записка короче: опоздал по своей вине, понимаю последствия, прошу разрешить сдать экзамен в день пересдачи. Решать всё равно декану, но с честной бумагой у тебя больше шансов на разговор, чем с выдуманной.
Скобки. Во втором ответе их меньше, но они есть: дата экзамена, номер группы, ФИО преподавателя. Записка с незаполненной скобкой выдаёт, что её писали по шаблону и не перечитали. Заполни всё до последней.
Та же схема — факт с цифрой, причина, подтверждение, просьба — работает и для пропуска занятий. Например: «С 6 по 17 октября я не посещала занятия в связи с болезнью, справку из поликлиники прилагаю. Прошу считать пропуски уважительными». Пример записки по другому поводу — пропуску по болезни и неявке на экзамен из-за отменённой электрички — разобран в статье с примером объяснительной записки в университет. А о том, почему покаянный тон хуже делового, — в разборе про объяснительную с нейросетью.
Что я теперь пишу в первом же запросе
Первый ответ вышел бланком, потому что я попросила документ, а не объяснила ситуацию. Поэтому в первом же запросе я теперь пишу три вещи: что случилось — с цифрами, почему — с тем, чем это подтвердить, и какое решение мне нужно. Возьми второй запрос из этой статьи, замени предмет, минуты и причину на свои и отправь его в LibraChat. Файл для печати придёт, если назвать в запросе формат — Word.
Перечитай свою записку глазами декана. Сможет ли он по ней одной решить, что делать, — или ему придётся звать тебя и переспрашивать?
как написать объяснительную на имя деканаработа и карьераобъяснительнаяпересдача экзамена
