Как сделать диаграмму по возрастанию: порядок в Excel
Как сделать диаграмму по возрастанию в Excel: выбери показатель, отсортируй связанные строки и проверь ось. Разбор отчёта, который сначала выглядел убедительно.
Евгений
Дизайнер-партнёр LibraChat
8 мин чтения
«Поставь маленькие секции первыми, чтобы сразу было видно, кого набирать». Я посмотрел на четыре столбца и решил, что задача займёт пару щелчков. Именно так обычно и начинаются переделки отчёта. Расскажу, как сделать диаграмму по возрастанию в Excel, когда нужно показать реальные различия между группами, а не просто получить красивую лесенку.
На листе были шахматы, театр, фотоклуб и робототехника. Я собирал для организатора один слайд о записи на занятия. Отчёт должен был ответить на бытовой вопрос: где ещё есть места? В исходнике лежало количество записавшихся. Почти то, что нужно. Это «почти» я заметил позднее.
Сначала я упорядочил не те данные
Я выделил числа и выбрал сортировку от меньшего к большему. Названия остались на месте. Получились аккуратные столбики, ровно такие, какие просили. Даже общая сумма сошлась: 46 человек. Казалось бы, готово.
Потом я прочитал подпись самого низкого столбца. Робототехника? Но туда записалось восемнадцать человек, а не семь. Числа не исчезли и не испортились. Они просто получили чужие названия. Сумма проверяла набор значений, а мне требовалось сохранить связь каждой секции с её участниками.
Вот исходные пары и тот порядок, который действительно нужен для сравнения численности. В таблице я оставил ещё и исходную строку, чтобы было видно, куда переехала запись. Переставлять надо запись целиком: название вместе с числом. Если рядом есть возраст группы или фамилия ведущего, они переезжают туда же.
Исходная строка · Секция · Записалось человек · Место по возрастанию
Я проверил подписи ещё до настройки цвета. Шахматы: семь. Театр: девять. Фотоклуб: двенадцать. Робототехника: восемнадцать. Такая проверка скучная ровно до первого случая, когда красивый рисунок отправляет организатора искать людей не в ту группу.
В чужом рабочем файле я сначала делаю отдельный лист для рисунка. Основная ведомость может быть расположена по кабинетам, и такой порядок нужен администратору каждый день. Ради одного слайда разрушать его незачем. Копия для диаграммы получает понятное название и дату среза, а исходные данные остаются доступными для сверки.
Как сделать диаграмму по возрастанию в настольном Excel
После возврата исходника я пошёл другим путём. Выделил весь диапазон с секциями, а затем задал сортировочную колонку. Команда применяется к таблице, а не к нарисованным прямоугольникам. Уже существующая диаграмма, связанная с этим диапазоном, должна отражать подготовленные данные; если этого не видно, надо проверить источник рисунка.
Для обычного диапазона из двух колонок мне хватает такой последовательности:
Выделить заголовки и все строки с названиями и числами.
Открыть сортировку на вкладке «Данные».
Проверить, что редактор распознал строку заголовков.
Указать столбец с количеством участников и порядок от меньшего к большему.
Сверить первую и последнюю секции с исходной ведомостью.
На вкладке «Вставка» выбрать двумерную гистограмму для отсортированного диапазона.
Если окно предлагает расширить выделение, не подтверждай его машинально. Посмотри, какие колонки должны сопровождать число. В моей ведомости название без возраста уже могло оказаться недостаточным: две группы иногда называются одинаково. Заголовок «Театр, младшая группа» точнее, чем две одинаковые подписи «Театр» под разными столбцами.
В рисунок я не включаю отдельную строку с общим числом участников. Она не является пятой секцией. Общую сумму можно написать в подзаголовке, а четыре столбца оставить для четырёх сопоставимых групп. Иначе большой столбец «Всего» заберёт внимание и испортит масштаб сравнения.
Одинаковые значения тоже не требуют фокусов. Если в двух секциях по девять участников, они имеют равную численность. Для устойчивого расположения можно добавить второй критерий сортировки, например название. Само равенство от этого никуда не исчезнет. Рисунок не обязан назначать победителя там, где данные этого не позволяют.
Бывает, что после сортировки двенадцать оказывается перед семью. Тогда я проверяю ячейки, а не цвет столбцов: часть значений могла сохраниться текстом. Особенно после копирования из письма, где к числу приписано слово «человек». В расчётной колонке лучше держать сами числа, единицу указать в заголовке. Преобразуй текстовые числа средствами Excel и только потом повтори сортировку. Пустые ячейки отдельно уточни у составителя: отсутствие сведений о записи ещё не означает пустую группу.
Слева направо или сверху вниз?
В слайде подписи оказались длинными, поэтому я заменил вертикальные столбцы горизонтальными полосами. И снова остановился. Маленькая секция стояла снизу, хотя читать список хотелось сверху. Таблица была уже правильной. Менять её повторно я не стал.
Порядок категорий на рисунке можно развернуть в параметрах оси. В Excel для этого есть настройка обратного порядка категорий. Она отвечает за направление показа готовой последовательности. Сортировки по величине она не делает. Сначала упорядочиваешь записи, потом решаешь, с какого края читатель начнёт их просматривать.
Я подписал себе задачу одной строкой: «Сверху вниз растёт число записавшихся». Эту фразу можно буквально проверить пальцем, переходя от полосы к полосе. Если хочется обратного направления, меняется формулировка и расположение категорий. Важна согласованность между обещанием рисунка и тем, что на нём видно.
Не перепутай категории с числовой шкалой. Обратное направление шкалы количества не переставляет секции по их численности. И перемещение цветных рядов в легенде не делает этого. У диаграммы могут существовать сразу несколько порядков, и каждый отвечает на свой вопрос.
Например, если рядом показаны мальчики и девочки, сначала реши, по чему сортировать секции: по общему количеству или по одной из этих групп. Порядок двух цветов в легенде ничего не говорит о выбранном показателе. Его стоит назвать в заголовке, чтобы зрителю не пришлось восстанавливать твоё решение самостоятельно.
Самый короткий столбец оказался не самой пустой группой
Когда рисунок уже помещался на слайд, организатор спросил: «То есть больше всего мест осталось на шахматах?» Я открыл условия набора. В шахматной группе всего восемь мест, а в робототехнике двадцать четыре. У шахмат оставалось одно место. У робототехники шесть.
Вот где пришлось переделать смысл, а не оформление. По числу записавшихся всё было верно: семь меньше восемнадцати. Но ответить на вопрос о свободных местах такой столбец не мог. Мне понадобилась ещё одна колонка с вместимостью и расчёт разницы. У короткой полосы не бывает универсального значения «здесь хуже» или «здесь пусто».
Я сделал три подписи под разные задачи:
«Число записавшихся» помогает сравнить размер секций.
«Свободные места» помогает решить, куда продолжать набор.
«Доля занятых мест» помогает сравнить заполненность при разной вместимости.
Это три разных показателя. Для первого достаточно одной ведомости записи. Для второго нужна вместимость каждой группы. Для третьего понадобится деление числа участников на число мест. Неизвестную вместимость нельзя заменить нулём или догадкой, чтобы закончить рисунок.
На шахматах заполнено семь восьмых группы, то есть 87,5%. В робототехнике восемнадцать из двадцати четырёх, то есть 75%. Если упорядочить секции по заполненности, эти две группы поменяются местами относительно порядка по численности. Никакого противоречия. Поменялся вопрос.
Как сделать диаграмму по возрастанию после разбора таблицы в чате
Когда в исходнике несколько колонок, я сначала формулирую словами, что именно хочу сравнить. Здесь пригодится LibraChat: в нём можно разобрать таблицу, уточнить вычисления и подготовить подписи к рисунку. Выбор показателя всё равно должен соответствовать решению, которое предстоит принять человеку.
Если хочешь повторить этот разбор на своих секциях или отделах, открой чат LibraChat с такой заготовкой запроса:
Помоги выбрать показатель для диаграммы о наборе в секции. Робототехника: записалось 18 человек, вместимость 24 места. Шахматы: записалось 7, вместимость 8. Сравни численность, свободные места и заполненность. Покажи расчёт для каждого показателя и порядок секций по возрастанию. Предложи подпись к рисунку, который должен помочь организатору решить, куда продолжать набор.
Сначала сравни вычисления со своей ведомостью. Затем перенеси выбранный показатель в Excel. Отдельно о том, как подобрать вид рисунка под задачу, я написал в материале о построении диаграммы с нейросетью. Возможности доступа к работе с файлами перечислены в тарифах LibraChat.
Перед следующей отправкой я смотрю на заголовок ещё раз. Если он обещает «где есть места», на оси должно быть число свободных мест или явно объяснённый показатель заполненности. Если обещает «сколько записалось», там остаётся численность. А что должен решить человек по твоей диаграмме после первого взгляда?
