Как в 1С сделать график отпусков в ЗУП 3.1: подготовить периоды, проверить документ и вывести план на печать, отделив его от приказа и расчёта отпуска.
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
8 мин чтения
Чтобы получить годовой план отпусков в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8, редакция 3.1, создай документ «График отпусков», внеси проверенные периоды и выведи его на печать после контроля. Если ищешь, как в 1с сделать график отпусков, начни с уточнения конфигурации: этот маршрут относится к ЗУП. Наличие слова «1С» в названии другой программы не гарантирует такой же набор документов.
Я собрала для примера три строки: сотрудник А отдыхает двумя частями, сотрудник Б — одним периодом. На вид задача небольшая. Но в ней легко смешать дату составления документа, год плана и оформление самого отпуска. Поэтому в памятке я разделяю ввод данных, утверждение и последующий кадровый документ.
Что подготовить до открытия графика
Я сверяю исходные данные. Нужны организация, состав работников, виды положенных отпусков и периоды, которые планируют включить в график. Пожелания сотрудников ещё предстоит согласовать с требованиями закона и принятым порядком работодателя. Простое копирование списка дат этого не делает.
Для учебной таблицы возьмём план на 2027 год. Предположим, кадровик уже подтвердил для обоих условных сотрудников по 28 дней основного отпуска, а разделение отпуска А согласовано. Это условия примера. У реального работника продолжительность и набор отпусков могут отличаться.
Условный сотрудник · Вид · Начало · Окончание · Дней в примере
Я проверила арифметику отдельно: у А две части по 14 дней дают 28, у Б один период на 28 дней. Одинаковая годовая сумма не означает одинаковое число строк. В своей базе сверяй продолжительность с применяемым календарём и данными кадрового учёта.
При разделении ежегодного отпуска статья 125 ТК РФ требует соглашения сторон; хотя бы одна часть должна быть не короче 14 календарных дней. Не превращай пример в правило «всем ставить две недели летом». Нужно учитывать право конкретного работника и применимые к нему условия.
Ещё до ввода реши, что означает год в твоей заготовке. Мы планируем периоды, приходящиеся на 2027 год. Документ можно готовить раньше. А рабочий год, за который сотрудник заработал право на отпуск, связан с его трудовыми отношениями и не обязан совпадать с январём–декабрём. Эти ориентиры легко перепутать при сверке остатков.
Как в 1С сделать график отпусков в ЗУП 3.1
Основной ручной маршрут — «Кадры → Графики, переносы отпусков». В списке нажми «Создать» и выбери «График отпусков». Названия и доступность команд могут зависеть от релиза, прав и настроек интерфейса. Если нужного пункта нет, сначала проверь, что работаешь именно в ЗУП 3.1 и под пользователем с необходимыми правами.
Не заменяй отсутствующий пункт похожим документом из другой конфигурации. И не начинай с изменения настроек наугад. Для доработанной базы маршрут лучше уточнить у сопровождающего специалиста.
В созданном документе:
Укажи организацию. Проверь дату документа: это дата его составления, а не автоматически выбранный год всех будущих отпусков.
Нажми «Подбор» для выбора сотрудников или «Добавить» для отдельной строки. Выбирай действительного сотрудника из справочника своей базы.
Заполни «Вид отпуска», «Начало» и «Окончание». Для двух частей А нужны две записи с соответствующими периодами.
Сверь количество дней с заготовкой. Проверяй каждую часть, а затем итог по сотруднику.
Сохрани проект командой «Записать», чтобы перед дальнейшей обработкой можно было вернуться к введённым данным.
Если собираешь сведения по подразделениям, в форме «Подбор» доступен вид списка «По подразделениям». Он помогает ограничить выбор нужным подразделением. После подбора всё равно проверь состав: удобный отбор не подтверждает полноту годового графика.
Отдельно остановлюсь на кнопке «Заполнить». В описанном механизме она заполняет график на основании уже зарегистрированных в программе отпусков. Новые пожелания на следующий год из воздуха не появятся. Для исходного планирования используй подготовленные сведения и подходящий способ их ввода.
Есть и другие варианты. В ЗУП предусмотрена «Загрузка из файла», а при подключённом «1С:Кабинете сотрудника» — процедура сбора пожеланий. В официальной инструкции сервиса после завершения сбора предусмотрено создание графика с выбором организации. Это отдельный настроенный процесс. Сам по себе установленный ЗУП не означает, что сотрудники уже могут отправлять пожелания из личных кабинетов.
Для небольшой проверенной заготовки я бы начала с ручного ввода. Так легче сопоставить каждую строку с её источником и заметить, что у А две части, а у Б одна. Массовую загрузку имеет смысл обсуждать после того, как понятны состав полей и правила проверки.
Что означает проведение и как утвердить план
До проведения открой «Контроль остатков отпусков». Эта ссылка предназначена для проверки запланированных отпусков относительно данных учёта. Посмотри, какие отклонения показывает программа. Не убирай предупреждение механической заменой остатка только ради красивого результата.
Причина расхождения может быть в исходных кадровых данных или ранее зарегистрированных событиях. Сначала разберись с причиной вместе с ответственным специалистом. Документ ввода остатков — существенная корректировка учёта, а не кнопка подтверждения того, что желаемые даты подходят.
Я сделала отдельный список приёмки проекта:
Выбрана нужная организация, а сотрудники не попали из случайного подразделения.
У каждой строки указан подходящий вид отпуска.
Начало и окончание относятся к запланированному периоду; нет случайно оставленного старого года.
Части одного отпуска не задвоены при повторном добавлении сотрудника.
Итог по человеку проверен, замечания контроля разобраны.
После проверки документ можно провести. Для печатного представления в нём предусмотрена команда «График отпусков (Т-7)». Открой форму и проверь, как отобразились периоды, виды отпусков и примечания. Печатный лист нужно читать заново: правильный вид таблицы ввода ещё не гарантирует, что выбран весь нужный состав данных.
Проведение в программе и утверждение работодателем — разные действия. По статье 123 ТК РФ годовой график утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в установленном порядке. Для своего года и ситуации проверь применимый срок. Дату из старой инструкции на другой год переносить нельзя.
Печатная форма не утверждается сама. Передай подготовленный документ на утверждение по принятому у работодателя порядку и зафиксируй соответствующие реквизиты. Прежде чем считать работу завершённой, проверь, что оформлено именно решение работодателя об утверждении этого графика.
Как проверить изменения после утверждения
Годовой график описывает план. Когда приходит время предоставлять отпуск, в ЗУП используется отдельный документ «Отпуск»; из строки графика предусмотрена ссылка «Оформить отпуск». Это переход к оформлению фактического события и расчёту, а не название ещё одной строки годового плана.
Не создавай расчётный документ только для того, чтобы посмотреть, получилось ли заполнить график. Расчёты и приказ относятся к следующему этапу работы. Кроме утверждения годового графика, статья 123 ТК РФ предусматривает отдельное извещение работника о начале отпуска не позднее чем за две недели. Эти сроки относятся к разным событиям.
Если утверждённый отпуск меняет даты, в ЗУП для этого есть документ «Перенос отпуска». Он доступен в том же разделе, а из графика предусмотрена ссылка «Оформить перенос». Обычная правка плановой строки не должна подменять оформление основания и отражение согласованного изменения.
Для собственной проверки различай три вопроса: какие даты были запланированы, какие изменения оформлены и какой фактический отпуск зарегистрирован. При переносе проверяй связанные документы. Иначе можно передвинуть пожелание в таблице, но продолжать ориентироваться на старый расчётный документ.
Текстовую пояснительную записку к проекту можно обсудить в LibraChat. Для этого достаточно условных обозначений и описания вопроса. Кадровую выгрузку с личными сведениями передавать не нужно. Например, предлагаемый запрос:
Помоги составить вопросы к учебному проекту графика отпусков на 2027 год. Условный сотрудник А: две согласованные части по 14 дней; сотрудник Б: один период 28 дней. Право на эту продолжительность уже проверено кадровиком. Раздели вопросы к исходным данным, утверждению графика и последующему оформлению фактического отпуска. Не придумывай персональные обстоятельства работников, не рассчитывай отпускные и не утверждай, что ты проверил базу 1С. Текст моей записки: [вставлю обезличенный текст].
Скопируй этот промпт и добавь свою записку. Ответ используй для вычитки вопросов, а не как подтверждение правильности учёта. Если планируешь регулярно вычитывать рабочие записки, сравни подходящие условия в тарифах LibraChat. Если исходная заготовка ещё не готова, пригодится материал о работе нейросети с таблицами.
Перед массовым заполнением возьми одну строку: проверь сотрудника, вид, даты и результат контроля. Затем проследи, как она выглядит в печатном плане. Такой проход показывает, на каком этапе осталось расхождение, и не требует оформлять фактический отпуск ради проверки годового графика.
