Первый мой запрос был в семь слов, и я получила ровно то, что попросила: график-шаблон для офиса с пятидневкой. Только у магазина пятидневки нет. Смены по двенадцать часов, двое за прилавком каждый день, и часы каждого продавца нужно знать до начала месяца, а не после.
Со второго раза график стал рабочим: с правильными сменами, покрытием на каждый день и формулами часов. Но и в нём нашлось то, что я поправила бы руками.
Из чего состоит рабочий график смен
Одно измерение — сотрудники, другое — дни месяца, все тридцать или тридцать один, а не дни недели: в сменном режиме понедельник ничем не отличается от субботы. Что пойдёт по строкам, а что по столбцам, неважно. В ячейках — обозначение: смена, выходной, отпуск, больничный. Отдельной строкой или столбцом — итог часов каждого за месяц, посчитанный формулой, а не на калькуляторе.
На практике это выглядит так. В первой строке подписи: «День», «Продавец А», «Продавец Б» и так далее. Ниже тридцать строк, по одной на день, и в ячейке продавца стоит латинская «X», если он в этот день работает. В последней строке под каждым продавцом — формула, которая считает крестики и умножает их на длину смены. В русском Excel она пишется так: =СЧЁТЕСЛИ(B2:B31;"X")*12. Поменяли смену — итог пересчитался сам.
Дальше две проверки. Первая — покрытие: в каждый день на работе столько людей, сколько нужно магазину. Вторая — часы: у каждого сотрудника за месяц выходит сопоставимое время, и оно сверено с нормой по производственному календарю.
И одна вещь, о которой забывают. По статье 103 Трудового кодекса график сменности доводят до сотрудников не позднее чем за месяц до его начала. График на ноябрь, составленный тридцатого октября, формально уже опоздал.
Первый заход: шаблон для чужого бизнеса
Вот запрос, с которого я начала:
Сделай шаблон графика работы сотрудников в Excel.
Пришёл файл Excel: столбцы «ФИО», «Должность» и семь дней недели, пять строк-примеров с часами вроде «8:00–17:00» и выходными в субботу и воскресенье. Двое из пяти работали со среды по воскресенье. В сопроводительной строке ответ честно описал, что получилось: