Adobe PDF Pro или чат: прайс поставщика из PDF в Excel за минуту
Ищешь Adobe PDF Pro, чтобы вытащить таблицу из PDF? Блог LibraChat: как прайс поставщика стал файлом Excel за один запрос и что лучше оставить программе.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр LibraChat
7 мин чтения
Каждый месяц поставщик расходников присылает мне прайс в PDF. Перчатки, салфетки, пилки, дезинфектант, крафт-пакеты для стерилизации. Чтобы сделать заказ, мне нужна таблица в Excel: сравнить цены с прошлым месяцем, умножить на количество, посчитать сумму. Скопировать из PDF не получается: столбцы слипаются в одну строку. Раньше я перебивала прайс руками. 40 минут каждый месяц. Скучно и с ошибками. Многие в такой ситуации ищут Adobe PDF Pro или другую программу для PDF. Я пошла другим путём: вставила слипшийся текст в чат LibraChat и получила файл Excel за один запрос. Сразу скажу, что это блог LibraChat, и про чужие программы я не рассказываю. Расскажу, какие задачи с PDF чат решает быстрее, а какие честно лучше оставить программе для PDF.
Adobe PDF Pro или чат: два подхода в лоб
Когда человек ищет «adobe pdf pro», он почти всегда хочет сделать с PDF что-то конкретное. Отредактировать, вытащить таблицу, перевести, подписать, собрать несколько файлов в один. Под каждую задачу подходит свой инструмент.
У меня в салоне задач с PDF три: прайсы поставщиков, договоры, которые нужно прочитать до подписания, и памятки для клиентов, которые я сама рассылаю. Программу для PDF я на ноутбук не ставила. Каждый раз решала задачу по-другому, пока не разложила их по полочкам.
Критериев у меня четыре: сколько времени уходит, что нужно установить, сколько стоит и что будет с оформлением. Ниже сначала мой главный пример, потом общая таблица.
Мой главный случай: прайс из PDF в Excel
Вот как выглядит текст, если выделить таблицу в PDF и скопировать. Всё в одну колонку, пробелы где попало, у одной строки нет остатка, у другой цена записана «395 00» вместо «395,00». Я вставила этот текст в LibraChat с таким запросом:
Я скопировала таблицу из PDF-прайса поставщика, и столбцы слиплись. Собери из этого таблицу со столбцами: Артикул, Наименование, Ед., Цена, руб., Остаток. Если значение не читается или его нет, оставь клетку пустой и перечисли такие строки под таблицей, ничего не додумывай. Пришли файлом Excel. Арт. Наименование Ед Цена Ост; 10-245 Перчатки нитриловые М уп 489,00 120; 10-246 Перчатки нитриловые L уп 489,00 85; 11-031 Салфетки безворсовые 100шт уп 215,50; 12-007 Дезинфектант 1л шт 640,00 34; 12-008 Дезинфектант 5л шт 2 890,00 7; 13-112 Маски трёхслойные 50шт уп 310,00 200; 14-020 Пилки 180/240 (10шт) уп 395,00 46; 14-021 Пилки 100/180 (10шт) уп 395 00 52; 15-300 Крафт-пакеты для стерилизации 100х200 уп 760,00 18
Ответ был коротким: «Собрал таблицу из данных, указанных в запросе. Столбцы: Артикул, Наименование, Ед., Цена руб., Остаток. Для строки с артикулом 11-031 значение остатка отсутствует — оставил ячейку пустой». И файл «Таблица прайса поставщика.xlsx».
Что оказалось в файле и что я проверила
Я открыла файл и сверила каждую строку с PDF. Вот что важно:
Строка в PDF · Что стало в Excel · Почему это важно
11-031 … 215,50, остатка нет — Цена 215,5, остаток пустой — Остаток не придуман, пустая клетка видна сразу
12-008 … 2 890,00 — Цена 2890 — Пробел в тысячах не разорвал число
14-021 … 395 00 — Цена 395 — Сбитая копейка не превратилась в 39 500
15-300 … 100х200 уп 760,00 — Размер остался в названии — Цифры размера не уехали в цену
Цены пришли числами, а не текстом. Это значит, что Excel сразу может их умножать и складывать, без возни с форматом ячеек. Я проверила это просто: выделила столбец цен, и внизу Excel показал сумму.
Больше всего мне понравилась строка с салфетками. У поставщика остаток просто не пропечатался. Если бы в таблице появилось «0» или «100», я бы либо не заказала салфетки, либо заказала зря. Пустая клетка и отдельная пометка в ответе честнее.
Вся работа заняла около 3 минут: минута на запрос, минута на ответ, минута на сверку. Против 40 минут ручного набора.
Одна привычка, которую я завела после этого. Запрос с перечнем столбцов я сохранила в заметках телефона. В следующем месяце просто вставляю туда новый текст из PDF и отправляю. Столбцы у поставщика не меняются, а значит, и таблица каждый раз выходит одинаковая: её удобно ставить рядом с прошлой и сравнивать.
Что я делаю с таблицей дальше
Сама таблица — это только начало. Дальше обычная работа в Excel, без всякой нейросети:
Копирую прошлый месяц на соседний лист.
Рядом с ценой ставлю столбец «Было» и подтягиваю прошлую цену по артикулу.
Считаю разницу в процентах: новая цена минус старая, делённое на старую.
Сортирую по этому столбцу и вижу, что подорожало сильнее всего.
В октябре так выяснилось, что дезинфектант подорожал заметнее остального. Я позвонила поставщику и выторговала прежнюю цену на объём. Ради одного этого звонка таблицу и стоит делать. Минус две тысячи с заказа. Неплохо за три минуты.
Задачи с PDF: где нужен Adobe PDF Pro, а где хватит чата
А теперь честная таблица. Я составила её для себя, когда поняла, что для разных задач нужны разные инструменты.
Задача с PDF · Чат LibraChat · Программа для PDF
Вытащить таблицу в Excel — Да, файлом, с пометками о пропусках — Да, зависит от программы
Пересказать или перевести документ — Да, по прикреплённому PDF — Зависит от программы и подписки
Найти в договоре сроки и штрафы — Да, вопросами к файлу — Поиск по слову, остальное зависит от программы
Сделать новый PDF из текста — Да, просьбой «пришли PDF» — Да
Поправить текст в PDF, сохранив вёрстку один в один — Не обещаю: документ соберётся заново — Да, это её задача
Подписать, заполнить форму — Нет — Да
Получается так. Если с PDF нужно что-то понять, вытащить или пересобрать, чат справляется быстрее и без установки. Если нужно работать с самим файлом как с вёрсткой — подписывать, склеивать, править точечно, — это задача программы для PDF.
Кому что подойдёт
Разложу по людям, которых знаю:
Мне и таким же владельцам точек. Прайсы, договоры, памятки. Почти всё закрывает чат, программа для PDF не нужна.
Бухгалтеру, который подписывает и заполняет формы каждый день. Ему без программы для PDF не обойтись.
Дизайнеру, который правит готовые макеты. Тоже программа: ему важна вёрстка до миллиметра.
Студенту со статьями на английском. Чат: перевести, пересказать, выписать главное.
Мой выбор понятен. Чат.
Если ты узнал себя в первой или последней строке, программу можно не искать. Если во второй или третьей, ищи программу, а чат оставь для чтения и пересказа.
Если у тебя не текст, а сам файл
В моём примере я вставила скопированный текст, потому что так нагляднее. Но PDF можно и прикрепить к сообщению целиком, тогда копировать вообще не нужно. Просьба та же: «вытащи таблицу из прикреплённого PDF и пришли файлом Excel, пропуски не додумывай».
Одна оговорка про сканы. Если поставщик прислал не PDF с текстом, а сфотографированную страницу, на результат я бы не рассчитывала. Проверить просто: попробуй выделить в PDF одно слово мышкой. Выделяется — это текст, и всё получится.
Если тебе нужно не вытащить данные из PDF, а наоборот сделать PDF для клиентов, посмотри разбор о том, как сделать памятку в PDF через нейросеть.
Сколько часов съедают твои прайсы
Посчитай, сколько раз в месяц ты перебиваешь таблицы из PDF руками и сколько минут на это уходит. У меня было 40 минут в месяц только на один прайс, а поставщиков у меня три. Это два часа в месяц на работу, которая занимает минуты.
Попробуй на ближайшем прайсе или выписке. Открой LibraChat, прикрепи PDF или вставь скопированный текст, перечисли нужные столбцы и добавь строку «пропуски не додумывай, перечисли их под таблицей». Для пары прайсов в месяц мне хватает бесплатного доступа. Если файлы большие и их много, посмотри, что дают платные тарифы для подробного анализа документов.
adobe pdf propdf в excelпрайс поставщиказакупкисалонLibraChat
